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Kanzleiverwaltungssystem

Der gesamte Kanzleibetrieb, in einem einzigen System.

Akten, Fristen, Dokumente, Abrechnung und Mandantenkommunikation - Flowyer deckt die täglichen Arbeitsabläufe einer Anwaltskanzlei ab, von der ersten Anfrage bis zur ausgestellten Rechnung. Sie müssen nicht fünf verschiedene Programme offen halten: Jede Information ist dort, wo Sie mit ihr arbeiten.

30+ Module Oberfläche in 5 Sprachen Eigene Datenbank pro Kanzlei Google-Cloud-Infrastruktur
1

Aktenverwaltung

Jede Akte an einem Ort: Dokumente, Fristen, Finanzen und der gesamte Verlauf - ohne Suche in Ordnern und Postfächern.

Akten
Vollständige Aktenführung mit Zeitleiste, Kommentaren, Finanzdaten sowie den der Akte zugeordneten Mandanten und Gegenparteien.
Prozessverlauf / Protokoll
Die Ereignisse des Verfahrens und die Verhandlungsprotokolle werden an einem Ort, chronologisch und aktenbezogen erfasst - der gesamte Prozessverlauf lässt sich nachschlagen, ohne die Dokumente erneut lesen zu müssen.
Dateiverwaltung
Versionierte Dokumentenablage mit unbegrenztem Speicherplatz. Ganze Ordnerstrukturen lassen sich in einem Zug hochladen, versehentlich gelöschte Dateien können aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, und jeder Ordner kann als Link mit Kollegen geteilt werden.
Ordnerfreigabe
Zwei Freigabemodi für externe Parteien: Ein zur Dokumentenübergabe freigegebener Ordner ist schreibgeschützt, und das System erstellt eine Einsichtsbestätigung samt Dokumenten-Fingerabdruck; bei einem zum Hochladen freigegebenen Ordner sieht der Hochladende den Ordnerinhalt nicht, und die Kanzlei wird über jede eingehende Datei benachrichtigt.
Word-Bearbeitung mit einem Klick
Aktendokumente öffnen sich direkt im lokalen Microsoft Word, und das gespeicherte Dokument kehrt automatisch als neue Version in die Akte zurück - ohne Herunter- und Wiederhochladen.
KI-gestütztes Diktieren
Diktieren statt Tippen: Gesprochenes wird von künstlicher Intelligenz in Text umgewandelt, mit automatischer Spracherkennung. Das Diktieren steht auf allen wichtigen Oberflächen des Systems in jedem Textfeld zur Verfügung.
2

Organizer

Gerichtstermine, Aufgaben und Besprechungen in einem Kalender - eine versäumte Frist ist nicht nur ein Prestigeverlust, sondern eine Haftungsfrage.

Kalender
Kanzleikalender mit bidirektionaler Echtzeit-Synchronisation zu Microsoft 365 und Google Kalender - ein in Flowyer erfasster Termin erscheint sofort auch in Ihrem gewohnten Kalender.
Aufgaben und Aufgabenboard
Aufgabenverwaltung in Listen- und Kanban-Ansicht, mit Verantwortlichen und Fristen - die Kanzleileitung sieht auf einen Blick, was wo steht.
Verhandlungen
Gerichtstermine in einem eigenen Verzeichnis, mit dem Kalender verknüpft.
Terminbuchung
Ihre Mandanten wählen selbst einen freien Termin innerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten - ohne E-Mail-Abstimmung. Das System versendet automatische Bestätigungen und Erinnerungen und erstellt bei Online-Besprechungen die Teams- oder Google-Meet-Einladung selbstständig und schickt sie dem Mandanten. Die Buchungsoberfläche lässt sich sogar in die eigene Website der Kanzlei einbetten.
3

Kontakte

Mandanten und Gegenparteien in einem einheitlichen Verzeichnis - die Daten werden einmal erfasst, und jedes Modul greift darauf zu.

Mandanten
Mandantenverzeichnis, verknüpft mit allen Akten, Dokumenten und Abrechnungen des Mandanten.
Mandanten-Datenabfrage
Über einen generierten Link können sowohl natürliche als auch juristische Personen ihre Daten selbst angeben, die direkt in die Mandantendatenbank gelangen - auch Dateien lassen sich beifügen, sodass sie sogar ihre Ausweisdokumente hochladen können.
Gegenparteien
Ein eigenes Verzeichnis der Gegenparteien, Akten zugeordnet - Interessenkonflikte sind auf den ersten Blick erkennbar.
Firmengruppen
Zusammengehörige Unternehmen werden als Gruppe geführt, sodass die Akten verbundener Firmen gemeinsam sichtbar sind.
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Verzeichnisse

Die pflichtgemäßen und üblichen Verzeichnisse des Anwaltsbetriebs, digital - statt Papierheften und separaten Tabellen.

Postbuch
Ein durchsuchbares Protokoll der ein- und ausgehenden Postsendungen.
Identitätsprüfungs-Verzeichnis (JÜB)
Dokumentation der durchgeführten amtlichen Identitätsprüfungen an einem Ort.
Verwahrungsverwaltung
Verzeichnis der anwaltlichen Verwahrungen, Akten und Mandanten zugeordnet.
Agrarland-Transaktionen
Ein eigenes Verzeichnis der Transaktionen mit landwirtschaftlichen Flächen.
E-Mail-Archiv
Die zu den Akten gehörende Korrespondenz wird im System gespeichert und ist durchsuchbar.
Sanktionsprüfung
Prüfung der Mandanten gegen nationale und internationale Sanktionslisten - dokumentierte Geldwäsche-Compliance.
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Anwendungen

Werkzeuge für die tägliche Routine - vom Dokumentenentwurf bis zur Gebührenberechnung -, damit die Zeit der eigentlichen juristischen Arbeit gehört.

Dokumentenausfüller
Automatisches Ausfüllen von Dokumentvorlagen mit Akten- und Parteidaten über ein Microsoft-Word-Add-in - direkt im Editor.
Outlook-Add-in
Speichern von E-Mails samt Anhängen in der Akte direkt aus Outlook - ohne Kopieren und Umbenennen.
KI-Anonymisierer
Automatische Anonymisierung von Dokumenten, auch mit eigener künstlicher Intelligenz - das System lernt nicht aus den hochgeladenen Dokumenten. DSGVO-konforme Schwärzung ohne manuelles Abdecken.
ChatGPT-Integration
Arbeiten Sie mit künstlicher Intelligenz an juristischen Texten direkt in Flowyer: Fragen stellen, Zusammenfassungen und Textvorschläge anfordern - auf dem von Flowyer anonymisierten Text, sodass keine sensiblen Daten das System verlassen.
OCR - Dokumentenerkennung
Umwandlung gescannter PDFs und Bilder in bearbeitbaren, durchsuchbaren Text - auch der Inhalt von Dokumenten, die auf Papier eingegangen sind, wird durchsuchbar.
Passwortmanager
Sichere, verschlüsselte Speicherung der Zugangsdaten der Kanzlei - statt Notizzetteln und Tabellen.
Juristische Rechner
Sieben eingebaute Rechner: Prozessgebühr, Erbschafts- und Schenkungsgebühr, Grunderwerbsgebühr, Verzugszinsen, Anwaltshonorar, Einzelgebühren und Fristenberechnung.
Wissensdatenbank
Die interne Wissenssammlung der Kanzlei mit Artikeln und Kategorien - eine einmal erarbeitete Lösung geht nicht im Postfach eines Kollegen verloren.
6

Abrechnung

Von der erfassten Arbeitsstunde bis zur ausgestellten Rechnung ein einziger Ablauf - die Monatsabrechnung ist kein eigenes Projekt.

Zeiterfassung
Erfassung der Arbeitsstunden je Mitarbeiter, Akten und Mandanten zugeordnet.
Aufstellungen
Zusammenstellung von Abrechnungen aus den erfassten Posten, mit wiederverwendbaren Vorlagen.
Honorarverwaltung
Stunden-, Pauschal- und Einheitssätze je Mandant und je Akte - das System rechnet mit dem richtigen Tarif. Bei Pauschalhonoraren lässt sich ein monatliches Stundenkontingent festlegen, für darüber hinausgehende Stunden kann ein eigener Stundensatz bestimmt werden; auch bei stundenbasierter Abrechnung ist ein Limit einstellbar. Bei 50, 75 und 100 Prozent Kontingentverbrauch benachrichtigt das System den Aktenverantwortlichen.
Rechnungsstellung
Ausstellung von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen direkt aus dem System, mit Számlázz.hu-Integration - in mehreren Sprachen und verschiedenen Währungen. Bei Fremdwährungsposten rechnet das System automatisch mit dem tagesaktuellen Kurs der ungarischen Nationalbank (MNB).
7

Kommunikation

Die Kommunikation mit Mandanten und Behörden bleibt bei der Akte - nicht verstreut über Postfächer und Portale.

Mandantenportal
Ein geordneter, verschlüsselter Kanal für die Mandantenkommunikation: Mandanten lassen sich statt E-Mails und Telefonaten hierher lenken. Geschriebenes kann der Mandant nachträglich weder zurückziehen noch umschreiben, sodass die Kommunikation nachvollziehbar und authentisch bleibt - und natürlich lassen sich auch Dateien miteinander teilen.
Cégkapu-Integration
Auflisten, Herunterladen und Zuordnen von Cégkapu-Nachrichten zu Akten direkt aus Flowyer - ohne automatische Annahme, mit voller Kontrolle der Kanzlei.
Individuelle Formulare
Datenerhebung bei Mandanten über einen einzigen teilbaren Link - die eingegangenen Daten kommen strukturiert und sofort verwendbar an.
Dateiübergabe
Übergabe von Dokumenten an externe Parteien über einen PIN-geschützten Link - der Empfänger benötigt keinen Flowyer-Zugang.
8

HR und Berichte

Auch die Kanzlei als Arbeitsplatz braucht Verwaltung - von Urlaubsanträgen bis zu Arbeitszeitberichten.

HR-Übersicht
Mitarbeiterdaten, Personalstand und Urlaubsinformationen in einer Ansicht - die Urlaubsübersicht lässt sich für die Lohnabrechnung mit zwei Klicks exportieren.
Mitarbeiter
Verwaltung der Mitarbeiterdaten und Berechtigungen - wer worauf im System Zugriff hat.
Urlaubsanträge
Beantragung und Genehmigung in einem geordneten Ablauf, mit gemeinsamem Kanzleikalender.
Berichte
Arbeitszeit- und HR-Berichte in filterbarer, exportierbarer Form.
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Zusammenarbeit und Benachrichtigungen

Die Stärke von Flowyer ist die Teamarbeit: Ob Sie eine Aufgabe zuweisen oder eine Akte delegieren - der betroffene Kollege wird sofort informiert, niemand muss extra benachrichtigt werden.

Automatische Benachrichtigungen
Aufgabenzuweisung, Delegierung einer Akte oder Verhandlung, ein neuer Kommentar, eingehende Post zur Akte oder eine Mandantenportal-Nachricht - das System benachrichtigt die betroffenen Mitarbeiter automatisch.
Fristenwarnungen
Über abgelaufene Aufgaben, nahende Verhandlungstermine und Kalenderereignisse sendet das System eigene Warnungen, sodass nichts unbemerkt verstreicht.
Benachrichtigungskanäle
Interne Nachricht, Echtzeit-Popup und E-Mail - je Mitarbeiter und Benachrichtigungstyp einstellbar, wer worüber und wie informiert wird.
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Verfügungsgewalt über Ihre Daten

Die Daten gehören der Kanzlei, nicht der Software: Jedes Verzeichnis und jedes Dokument lässt sich jederzeit aus dem System herausholen.

Datenexport
Die Verzeichnisse lassen sich in mehreren Formaten (Excel, TXT, CSV) exportieren, und auch die hochgeladenen Dateien können jederzeit heruntergeladen werden - die Daten der Kanzlei sind nicht im System eingeschlossen.
OneDrive-Sicherung
Das System speichert die Dokumente jede Nacht automatisch zusätzlich im eigenen OneDrive-Konto der Kanzlei, sodass Sie auch offline auf Ihre Daten zugreifen können.
Integrationen
Microsoft 365 Google Kalender Cégkapu OneDrive Számlázz.hu Firmeninformations-Datenbank Microsoft Outlook Microsoft Word
Datensicherheit

Das Anwaltsgeheimnis ist kein Marketingversprechen, sondern ein Betriebsprinzip.

Eigene Datenbank für jede Kanzlei

Die Daten jeder Kanzlei werden in einer eigenen, getrennten Datenbank auf der Google-Cloud-Infrastruktur gespeichert - die Daten der Kanzleien vermischen sich nicht einmal physisch.

Offizielle APIs über verschlüsselte Kanäle

Die Verbindung zu externen Diensten (Microsoft 365, Cégkapu, Számlázz.hu) läuft über die offiziellen Schnittstellen der Anbieter auf verschlüsselten Kanälen und überträgt ausschließlich die für den Betrieb nötigen Daten - niemals den Inhalt Ihrer Akten oder Dokumente.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Anmeldung kann mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) geschützt werden, und die Zugriffe lassen sich je Mitarbeiter über Berechtigungsstufen steuern.

Die Oberfläche ist in fünf Sprachen verfügbar: Ungarisch, Englisch, Deutsch, Italienisch und Rumänisch.

Für Kanzleien mit ausländischen Mandanten geht auch die Mandantenkommunikation in der passenden Sprache hinaus.

Sehen Sie es im Einsatz.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein einziges System den gesamten Betrieb Ihrer Kanzlei abdecken kann, kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo.

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