Flowyer für Outlook: Aus E-Mail wird Akte und Aufgabe mit einem Klick
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13/08/2026
Zoltán Kéri
Ein Mandant sendet per E-Mail den unterzeichneten Vertrag mit drei Anhängen. Die E-Mail und die Anhänge sind ein wichtiger Teil des Falls und müssen daher auch in den Fallakten gespeichert werden.
Der traditionelle Prozess besteht aus mehreren Schritten: Die Anhänge müssen heruntergeladen, der Fall in Flowyer gefunden, die Dateien hochgeladen und - falls aus der E-Mail eine Aufgabe resultiert - eine separate Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist erstellt werden.
Bei einer einzigen E-Mail scheint das nicht viel zu sein. Bei mehreren Dutzend E-Mails pro Tag bedeutet dies jedoch erheblichen Verwaltungsaufwand. Zudem birgt jeder zusätzliche Schritt die Gefahr von Fehlern: Ein Anhang könnte fehlen, ein Dokument könnte dem falschen Fall zugeordnet werden oder die Erfassung der zugehörigen Aufgabe könnte einfach unterbleiben.
Flowyer für Outlook vereinfacht diesen Prozess.
Mit dem Add-In kann die geöffnete E-Mail direkt aus Outlook dem entsprechenden Fall zugeordnet oder mit wenigen Klicks in eine Aufgabe umgewandelt werden. Die gesamte E-Mail und alle Anhänge werden automatisch in die eigene Flowyer-Umgebung der Kanzlei übertragen.
Flowyer für Outlook ist bereits im Microsoft Marketplace verfügbar und kann mit einem Microsoft 365 E-Mail-Konto genutzt werden.
Warum ist es wichtig, E-Mails mit dem Fall zu verknüpfen?
Ein Großteil der anwaltlichen Arbeit erfolgt heute per E-Mail. Per E-Mail kommen unter anderem:
- die Schreiben der Mandanten,
- die Abstimmungen mit der Gegenseite,
- Vertragsentwürfe und andere Dokumente,
- Gutachten.
Diese E-Mails sind oft ebenso Teil der Vorgeschichte des Falls wie jedes andere Dokument.
Wenn jedoch das Postfach und das Verwaltungssystem als zwei getrennte Welten funktionieren, erfordert die Übertragung der E-Mails ständige manuelle Verwaltung.
Ein noch größeres Problem entsteht, wenn eine wichtige E-Mail überhaupt nicht in die Fallakten gelangt.
Wenn beispielsweise eine E-Mail nur im Postfach eines Kollegen vorhanden ist, sieht der übernehmende oder vertretende Mitarbeiter möglicherweise nicht die gesamte Vorgeschichte. Bei einer späteren Recherche oder im Falle eines Rechtsstreits kann es besonders wichtig sein, dass die zugehörige Kommunikation vollständig verfügbar ist.
Gleiches gilt für Aufgaben, die per E-Mail eingehen. Solange eine Aufgabe nur im Postfach vorhanden ist, ist es leicht, sie zu vergessen. Eine verpasste Frist kann in der anwaltlichen Arbeit nicht nur eine Unannehmlichkeit, sondern auch eine Haftungsfrage sein.
Wie funktioniert Flowyer für Outlook?
Flowyer für Outlook ist ein direkt in Outlook öffnendes Seitenpanel, sodass für die Nutzung keine separate Anwendung gewechselt werden muss.
Das Add-In kann mit einem Microsoft 365 E-Mail-Konto auf Windows- und Mac-Computern sowie im Browser verwendet werden.
Es funktioniert:
- im Web-Outlook,
- in der neuen Outlook for Windows-Anwendung,
- in der klassischen Desktop-Outlook-Anwendung,
- sowie in der Outlook for Mac-Anwendung.
So können die Mitarbeiter der Kanzlei dieselbe Flowyer-Funktion nutzen, unabhängig davon, ob sie auf einem Windows- oder Mac-Computer oder im Browser arbeiten.
Das Panel ist immer mit der gerade geöffneten E-Mail verbunden, sodass kein Wechsel zwischen Outlook und Flowyer erforderlich ist.
E-Mail dem Fall zuordnen
Die geöffnete E-Mail kann direkt dem ausgewählten Fall zugeordnet werden.
Die gesamte Nachricht wird im standardisierten E-Mail-Format archiviert, zusammen mit den ursprünglichen Anhängen. Es ist also nicht erforderlich, die Dateien einzeln herunterzuladen, zu benennen und hochzuladen.
Aufgabe aus der E-Mail erstellen
Wenn aus der E-Mail eine Aufgabe resultiert, kann diese direkt erstellt werden.
Das System füllt automatisch den Betreff der Aufgabe aus, und Sie müssen nur die erforderlichen Daten angeben, wie zum Beispiel:
- den verantwortlichen Kollegen,
- die Priorität,
- und die Frist.
Die ursprüngliche E-Mail und ihre Anhänge werden ebenfalls mit der Aufgabe verknüpft, sodass später alle erforderlichen Informationen an einem Ort verfügbar sind.
Die Auswahl des Falls ist ebenfalls schneller
Das Add-In enthält eine durchsuchbare Fallliste, sodass Sie nicht in langen Listen stöbern müssen.
Häufig verwendete Fälle können mit einem Stern als Favorit markiert werden, und mit einem Schalter können nur die eigenen Fälle angezeigt werden.
Wenn Sie in Outlook auf eine andere E-Mail klicken, folgt das Flowyer-Panel automatisch. Das Add-In muss nicht bei jeder einzelnen E-Mail erneut geöffnet werden.
Die fünf wichtigsten Vorteile von Flowyer für Outlook
1. Kein manuelles Herunterladen und Hochladen mehr
Statt des bisherigen Herunterladen-Hochladen-Prozesses kann die gesamte E-Mail mit allen Anhängen in einem einzigen Schritt dem entsprechenden Fall zugeordnet werden.
Weniger Schritte, weniger Verwaltung und geringeres Fehlerrisiko.
2. Aus der E-Mail kann sofort eine Aufgabe erstellt werden
Wenn eine E-Mail Maßnahmen erfordert, kann die Aufgabe sofort in Flowyer erfasst werden.
Verantwortlicher, Priorität und Frist können zugewiesen werden, sodass die Aufgabe nicht im Postfach darauf wartet, dass jemand später darauf zurückkommt, sondern in die gemeinsame Aufgabenverwaltung der Kanzlei aufgenommen wird.
3. Windows, Mac oder Browser – dasselbe Flowyer
Flowyer für Outlook ist nicht an ein bestimmtes Betriebssystem oder eine Outlook-Version gebunden.
Es kann mit einem Microsoft 365 E-Mail-Konto auf Windows- und Mac-Computern sowie im Web-Outlook verwendet werden. So kann jeder Mitarbeiter in seiner gewohnten Umgebung arbeiten, und die Kanzlei muss kein einheitliches Betriebssystem oder eine Outlook-Version verwenden.
Die Integration endet hier nicht: Eine für Gmail entwickelte Version von Flowyer ist bereits in Arbeit, die denselben Arbeitsablauf direkt von der Gmail-Oberfläche aus zugänglich machen soll.
4. Vollständigere und leichter durchsuchbare Fallhistorie
Die zugeordneten E-Mails gelangen zusammen mit den ursprünglichen Anhängen in den Fall.
Wenn ein Kollege den Fall übernimmt, jemanden vertritt oder Monate später eine frühere Abstimmung nachverfolgen muss, ist es nicht erforderlich, in den Postfächern mehrerer Mitarbeiter zu suchen.
Die zum Fall gehörende Kommunikation ist auch in den Fallakten zu finden.
5. In fünf Sprachen verfügbar
Die Oberfläche von Flowyer für Outlook ist in:
- Ungarisch,
- Englisch,
- Deutsch,
- Italienisch
- und Rumänisch
verfügbar.
Das Add-In passt sich automatisch an die Spracheinstellung von Outlook an, sodass in einer mehrsprachigen Büroumgebung keine separate Einstellung erforderlich ist.
Was passiert mit den Daten?
Flowyer für Outlook funktioniert auf der offiziellen Add-In-Plattform von Microsoft.
Das Add-In hat nur Zugriff auf die gerade geöffnete E-Mail und verarbeitet diese nur, wenn Sie die Speicherung starten.
Es liest nicht das gesamte Postfach und führt auch keine kontinuierliche E-Mail-Synchronisation im Hintergrund durch.
Die gespeicherten E-Mails und Anhänge werden über eine verschlüsselte Verbindung direkt in die separate Flowyer-Datenbank der Kanzlei übertragen. Die Dokumente werden nicht in einem System eines Drittanbieters separat gespeichert.
In wenigen Minuten eingerichtet
Flowyer für Outlook kann direkt aus dem Microsoft Marketplace über den Outlook App Store installiert werden. Suchen Sie im Outlook Apps-Menü einfach nach Flowyer.
Für die Nutzung des Add-Ins ist ein Microsoft 365 E-Mail-Konto erforderlich.
Bei der ersten Nutzung verbindet eine kurze Kopplung das Outlook-Add-In mit dem Flowyer-Konto der Kanzlei. Das System führt Sie durch die erforderlichen Schritte.
Wenn in der Kanzlei bereits das Flowyer DocFiller Word-Add-In verwendet wird, übernimmt das Outlook-Add-In die bestehende Kopplung automatisch. In diesem Fall ist keine separate Einstellung erforderlich.
Es ist kein separates Installationspaket, eigener Server oder IT-Eingriff erforderlich.
Direkt aus der E-Mail in den Fall
Flowyer für Outlook verbindet die beiden Oberflächen, zwischen denen Anwälte täglich arbeiten: das Postfach und das Verwaltungssystem.
Anstatt beim Bearbeiten einer wichtigen E-Mail Dateien herunterzuladen, Fälle zu suchen, Dokumente hochzuladen und separate Aufgaben zu erfassen, kann all dies direkt aus Outlook erledigt werden.
Mit Flowyer für Outlook können Sie:
✓ die geöffnete E-Mail direkt dem entsprechenden Fall zuordnen
✓ alle Anhänge werden automatisch archiviert
✓ aus der E-Mail kann sofort eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist erstellt werden
✓ aus der durchsuchbaren Fallliste schnell den passenden Fall auswählen, häufig verwendete Fälle können als Favoriten markiert werden
✓ mit einem Microsoft 365 E-Mail-Konto auf Windows- und Mac-Computern sowie im Browser nutzbar
Wenn Sie bereits Flowyer-Nutzer sind, können Sie das Add-In im Outlook Apps-Menü installieren - suchen Sie im Microsoft Marketplace nach Flowyer. Die für die Kopplung erforderlichen Einstellungen finden Sie im Flowyer Anwendungen -> Outlook Plugin-Menü.
Wenn Sie Flowyer noch nicht nutzen, aber sehen möchten, wie E-Mails und daraus resultierende Aufgaben direkt mit den Fällen verknüpft werden können, kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demonstration.
