Flowyer Terminbuchung - Ihre Mandanten füllen den Kalender der nächsten Woche selbst aus, ohne E-Mail-Abstimmung
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21/04/2026
Sándor Turucz
Die traditionelle Terminabstimmung ist eine der anstrengendsten Aufgaben in einer Anwaltskanzlei. Ein neuer Mandant interessiert sich für eine Beratung, das Sekretariat ruft zurück, sendet drei Terminvorschläge, der Mandant antwortet mit einem vierten, währenddessen ändern sich andere Termine im Kalender, und schließlich gelingt es nach der vierten E-Mail, den Termin festzulegen. Während ein einziges 45-minütiges Beratungsgespräch gebucht wird, gehen im Hintergrund 15-20 Minuten Verwaltung dafür drauf - und es können mehrere Tage vergehen. Eine durchschnittliche Kanzlei kann so wöchentlich 2-3 Stunden, monatlich sogar einen halben Arbeitstag allein mit E-Mail-Abstimmungen verschwenden.
Das Flowyer Terminbuchungssystem beseitigt genau dieses Problem: Der Mandant wählt selbst einen passenden freien Termin aus Ihren im Voraus eingestellten Verfügbarkeiten, und das System erledigt alles Weitere - Bestätigung, Erinnerung, Kalendersynchronisation, Stornierungsverwaltung - automatisch. Sie müssen nicht mehr hin und her E-Mails schreiben, um Termine abzustimmen.
Warum ist das für jede Anwaltskanzlei wichtig?
Aus der Sicht des Auftraggebers einer juristischen Dienstleistung kann ein versäumter Rückruf, eine unbeantwortete E-Mail, eine komplizierte Terminabstimmung zu Entscheidungsunsicherheit führen. Der Mandant, der sich am Wochenende entschließt, endlich seine Angelegenheiten zu regeln, verliert leicht den Schwung, wenn er bis Montagmorgen auf einen Rückruf warten muss. Die Online-Terminbuchung bedeutet nicht, dass Sie immer erreichbar sein müssen - im Gegenteil: Es geht darum, dass der Auftraggeber jederzeit aus Ihren streng eingestellten Verfügbarkeiten buchen kann, und Sie treffen nur dann auf das System, wenn Sie während der Arbeitszeit Ihren Kalender einsehen.
Das zeitliche Ergebnis spricht für sich: Während eine traditionelle E-Mail-Abstimmung durchschnittlich 2-3 Tage dauert (und 4-6 Nachrichten generiert), dauert eine Online-Buchung 1-2 Minuten und endet mit einer einzigen E-Mail-Bestätigung.
Wie funktioniert das Flowyer Terminbuchungssystem?
Das Modul bietet eine Online-Buchungsoberfläche, die unter einer eigenen URL erreichbar ist (zum Beispiel flowyer.hu/booking/kovacs-anwaltskanzlei) und - wenn Sie es wünschen - auch in die eigene Website der Kanzlei mit einem kurzen HTML-Code eingebettet werden kann.
Aus der Sicht des Auftraggebers sind es nur drei Schritte:
Er öffnet die Buchungsseite und wählt aus, mit welchem Anwalt er sich treffen möchte (wenn wir es erlauben) und ob die Beratung persönlich oder per Online-Videoanruf stattfinden soll.
Er wählt aus dem Kalender einen passenden freien Termin - das System zeigt in Echtzeit, wann der jeweilige Anwalt (oder die Kanzlei) innerhalb der von Ihnen im Voraus eingestellten Rahmen verfügbar ist.
Er gibt seine Basisdaten und eine kurze Beschreibung des Falls an und sendet die Buchung mit einem Klick ab.
Im Hintergrund sendet Flowyer automatisch eine E-Mail an den Mandanten und Sie, und nach der Bestätigung synchronisiert es das Ereignis mit allen verbundenen Kalendern: dem internen Flowyer-Kalender, Ihrem Google- oder Microsoft 365-Kalender - und in Form eines anklickbaren Links auch in den eigenen Kalender des Mandanten.
Die sieben wichtigsten Vorteile der Terminbuchung
1. Entlastung des Sekretariats und echte Zeitersparnis
Die auffälligste Veränderung ist das Verschwinden der Hin- und Her-E-Mails. Der Mandant wählt selbst die passende Zeit aus, das System bucht sofort und es entsteht für alle dieselbe Bestätigung. Keine Missverständnisse mehr, keine doppelt vergebenen Termine, keine vergessenen Rückrufe. Eine durchschnittliche Kanzlei kann so wöchentlich 2-3 Stunden an Verwaltung sparen - monatlich wird dadurch sogar ein halber Arbeitstag an Arbeitskraft freigesetzt, den die Kanzlei für wesentliche Aufgaben nutzen kann.
2. Immer aktueller, kollisionsfreier Kalender
Wenn ein Mandant einen Termin bucht, wird dieser sofort auch in Ihren Kalender eingetragen, sodass zwei Termine niemals kollidieren können, selbst wenn Sie Ihren Tag nicht über Flowyer organisieren.
3. Weniger Stornierungen und viel weniger „No-Shows"
Im Moment der Buchung sendet das System sofort eine E-Mail an den Mandanten, und 24 Stunden vor dem Termin eine automatische Erinnerung. Diese einfach erscheinende Funktion reduziert in der Praxis dramatisch die Anzahl der Nichterscheinungen - laut internationalen Statistiken um bis zu 30-40%. Der Mandant kann den Termin aus der E-Mail mit einem Klick zu seinem eigenen Kalender hinzufügen (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar - sogar mit .ics-Datei), sodass keine Beratung aufgrund eines vergessenen Termins verloren geht.
4. Persönliche und Online-Beratung - flexibel
Auf der Buchungsoberfläche kann der Auftraggeber wählen, ob er Ihr Büro persönlich besuchen oder die Beratung per Online-Videoanruf wünschen möchte. Sie entscheiden, welche Option Ihre Kanzlei unterstützt - oder sogar beide. Für Videoanrufe fordert das System bei der Bestätigung den Link für den Anruf von Ihnen an (Teams, Zoom, Google Meet - was Sie üblicherweise verwenden) und fügt ihn automatisch in die Bestätigungs-E-Mail an den Mandanten ein. Der Mandant muss nichts suchen: Er kann zur passenden Zeit mit einem Klick beitreten.
5. Erscheinungsbild im Einklang mit dem Kanzleiauftritt
Die Terminbuchung ist keine fremde, schablonenhafte Oberfläche, die aus dem Kanzleiauftritt heraussticht. Sie ist vollständig anpassbar: Sie können aus den vorgefertigten Farbschemata wählen (blau, indigo, violett, rosa, orange, bernstein, smaragd, teal, cyan, schiefer), aber auch mit eigenen Markenfarben einstellen - einschließlich des Verlaufs, der Hintergrundfarbe, der Textfarbe und sogar des Abrundungsgrades. So erscheint die Buchungsoberfläche im Design Ihrer eigenen Website, egal ob eingebettet oder als eigenständige Seite.
6. Mehrsprachiger Betrieb auch für ausländische Mandanten
Das Modul ist in fünf Sprachen verfügbar: Ungarisch, Englisch, Deutsch, Italienisch und Rumänisch. Die Oberfläche wechselt automatisch zur Sprache des Browsers des Auftraggebers, aber die Sprache kann auch manuell mit einem Klick gewechselt werden. Alle automatischen E-Mails (Bestätigung, Erinnerung, Stornierung) werden ebenfalls in der entsprechenden Sprache versendet - zudem sind alle E-Mail-Vorlagen individuell bearbeitbar, sodass Sie auch für ausländische Mandanten genau die Kommunikation bieten können, die Sie für ungarische Mandanten vorsehen.
7. Der Auftraggeber ändert und storniert selbst - innerhalb geregelter Rahmen
In der Bestätigungs-E-Mail erhält der Mandant einen Verwaltungslink, über den er den Termin bis 24 Stunden vorher selbst ändern oder stornieren kann. Diese 24-Stunden-Grenze ist einstellbar (24, 48 oder 72 Stunden), und nach Ablauf der Zeit verschwinden die Änderungs- und Stornierungsmöglichkeiten automatisch aus dem Link. Dies schützt Ihren Kalender vor kurzfristigen Stornierungen, bietet jedoch eine Selbstbedienungslösung für Mandanten, bei denen tatsächlich etwas dazwischengekommen ist - und Sie müssen keine telefonischen Stornierungen bearbeiten.
Management-Übersicht: alles an einem Ort
Auf der Flowyer-Oberfläche sehen der Kanzleileiter und die beteiligten Anwälte die Buchungen in drei Ansichten:
Übersicht: schnelle Schlüsselzahlen (heutige und wöchentliche Buchungen, ausstehende Bestätigungen, Stornierungsquote).
Kalender: visuelle Wochenansicht, in der die eigenen und die Buchungen der Kollegen, externe Kalendereinträge (auch wiederkehrende) sowie ganztägige Ereignisse gleichermaßen angezeigt werden.
Buchungen: filterbare, exportierbare Tabelle aller vergangenen, aktuellen und zukünftigen Buchungen - jederzeit mit CSV-Export weiterleitbar.
Jeden Morgen um 07:00 Uhr erhält der Anwalt eine tägliche Zusammenfassungs-E-Mail über die Buchungen des Tages, sodass er den Tag beginnen kann, ohne sich ins System einloggen zu müssen.
Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Die anwaltliche Verschwiegenheit und der Datenschutz sind von größter Bedeutung, daher wurde das Terminbuchungssystem auch in diesem Sinne entwickelt. Der Auftraggeber gibt bei der Buchung eine ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung, zu der die URL der eigenen Datenschutzerklärung der Kanzlei hinzugefügt werden kann. Die Buchungsdaten werden in der eigenen Datenbank der Kanzlei gespeichert - separate Datenbank pro Kanzlei, streng getrennt. Die externe Kalendersynchronisation (Google, Microsoft) erfolgt über die offiziellen APIs der Anbieter, über verschlüsselte Kanäle und übermittelt ausschließlich die Daten zum jeweiligen Ereignis - die wesentlichen Inhalte der Fälle, Akten, Dokumente nicht.
Eine integrierte Domain-Sicherheitsfunktion unterstützt die Kanzlei ebenfalls: Wenn das Buchungs-Widget in die eigene Website eingebettet wird, kann genau angegeben werden, von welchen Domains das Widget geladen werden darf.
Einfache Einrichtung, sofortige Ergebnisse
Die Inbetriebnahme des Moduls erfolgt mit wenigen Klicks:
In Flowyer öffnen Sie die Oberfläche Organisator → Terminbuchung → Verfügbarkeit, wo Sie Ihre wöchentliche Verfügbarkeit einstellen können (z.B. „Montag 9-12, Dienstag 13-17") und die Dauer der Beratung - dies ist der Rahmen, innerhalb dessen die Mandanten buchen können.
Im Einbettungs-Tab wählen Sie das Farbschema, passen das Erscheinungsbild an und kopieren dann einen einzigen HTML-Code-Schnipsel in Ihre eigene Website - oder verwenden einfach die öffentliche URL.
Es ist kein IT-Fachmann, keine spezielle Softwareinstallation oder komplizierte Konfiguration erforderlich. Die Verbindung von Google- oder Microsoft 365-Kalender erfolgt ebenfalls mit wenigen Klicks, und ab diesem Moment ist die Synchronisation automatisch und in Echtzeit.
Zusammenfassung
Das Flowyer Terminbuchungssystem löst genau das Problem, mit dem jede Anwaltskanzlei täglich konfrontiert ist: Wie kann der Kalender der nächsten Woche gefüllt werden, ohne dass die Kanzlei eine Reihe von E-Mail-Abstimmungen durchlaufen muss. Das System erlaubt es den Auftraggebern, innerhalb Ihrer im Voraus eingestellten Verfügbarkeitsrahmen selbst Termine zu wählen, synchronisiert automatisch mit bestehenden Kalendern, reduziert die Anzahl der No-Shows, bietet mehrsprachige Mandantenkommunikation und all das im Erscheinungsbild, das zum Kanzleiauftritt passt.
Das Ergebnis: weniger verschwendete Zeit, weniger verlorene Mandanten und das Bild einer modernen, professionellen Kanzlei.
✓ Mandanten können innerhalb der von Ihnen festgelegten Zeitfenster buchen
✓ Echtzeit-Synchronisation mit Google- und Microsoft 365-Kalender
✓ Automatische Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails in 5 Sprachen
✓ Persönliche und Online-Beratung flexibel kombinierbar
✓ Vollständig anpassbares Erscheinungsbild und Vorlagen
✓ Eingebaute DSGVO-Konformität und Domain-Sicherheit
✓ Kalenderdatei (.ics) und 1-Klick „Zum Google-Kalender hinzufügen"-Link
✓ Selbstbedienungsänderung und -stornierung, über 24-Stunden-Grenze hinaus
Die Terminbuchung ist als Teil des Flowyer-Anwaltsabonnements bereits verfügbar - es reicht, die Verfügbarkeit einzustellen, und Ihre Mandanten können den Kalender der nächsten Woche selbst füllen - ohne Telefonanrufe und E-Mail-Wechsel.
