Führen Sie immer noch die wichtigsten Aufzeichnungen der Kanzlei in Excel?
7
Minute
22/09/2026
Zoltán Kéri
In fast jeder Anwaltskanzlei gibt es Daten, die nicht direkt in die Struktur von Fall-, Akten- oder Mandantenverzeichnissen passen. Vertragslisten, Treuhandkonten, Marken, Ausschreibungen oder individuelle Fristen landen daher oft in einer Excel-Tabelle. Aber was passiert, wenn aus einer einfachen Tabelle ein für den Betrieb der Kanzlei kritisches Register wird?
Excel ist eines der vielseitigsten Werkzeuge in Anwaltskanzleien.
Und oft auch einer der größten Kompromisse.
Es gibt eine Tabelle über verwaltete Verträge. Eine andere über Anwalts-Treuhandkonten. Irgendwo wird das Erneuerungsdatum von Marken separat geführt, anderswo der Status von Ausschreibungen oder Daten, die mit einem speziellen Mandanten verbunden sind.
Diese Informationen sind wichtig, passen aber nicht unbedingt in ein klassisches Fall-, Akten- oder Mandantenregister.
Deshalb bleibt Excel.
Das Problem beginnt, wenn aus einer einfachen Tabelle ein geschäftskritisches Register wird.
Wer hat Zugriff? Wer hat zuletzt Änderungen vorgenommen? Was passiert bei einem Tippfehler? Wo ist der Vertrag, der zum Datensatz gehört? Wann ist die nächste Frist? Wer erinnert daran? Und wer sorgt für das tägliche Backup?
Eine herkömmliche Excel-Tabelle bietet darauf keine angemessenen Antworten.
Das Modul für individuelle Register von Flowyer wurde für diese Situation entwickelt.
Das Register soll sich dem Betrieb der Kanzlei anpassen
Im Betrieb einer Anwaltskanzlei gibt es viele Datenbereiche, die eine völlig eigene Struktur erfordern.
In einem Vertragsregister könnten beispielsweise der Vertragstyp, die Parteien, das Inkrafttreten, das Ablaufdatum und der aktuelle Status enthalten sein.
In einem Treuhandregister könnten beispielsweise die Höhe der Treuhand, der Rechtsgrund, die Bedingungen für die Auszahlung und die Fälligkeit enthalten sein.
Bei einem Markenportfolio könnten die Registrierungsnummer, die Schutzkategorie und das nächste Erneuerungsdatum im Vordergrund stehen.
Ein Ausschreibungsregister erfordert wiederum ganz andere Daten und Fristen.
Einige Kanzleien möchten die wichtigsten Ereignisse in Gerichts- oder Verwaltungsverfahren gemäß ihren eigenen Arbeitsabläufen verfolgen.
Der gemeinsame Punkt ist, dass kein Register genau gleich ist.
Daher sollte das System nicht anstelle der Kanzlei entscheiden, welche Daten geführt werden sollen. Die Struktur muss die Kanzlei selbst gestalten können.
Eigenes Register in wenigen Minuten
In Flowyer kann die Kanzlei selbst bestimmen, aus welchen Feldern ein Register bestehen soll.
Im visuellen Editor können Text-, Zahlen-, Datums-, Datum- und Uhrzeit-, E-Mail- oder Dropdown-Felder oder sogar separate Dateifelder erstellt werden.
Letzteres ist ein besonders wichtiger Unterschied zu einer herkömmlichen Tabelle.
Ein Vertrag, Beschluss oder Nachweis kann direkt an einen Datensatz angehängt werden. So bleiben die Daten und das zugrunde liegende Dokument an einem Ort – nicht in einem anderen Ordner, einer E-Mail oder auf jemandes Computer.
Das Register ist keine isolierte Insel.
Ein Datensatz kann direkt mit einem bereits in Flowyer vorhandenen Fall oder Mandanten verknüpft werden, sodass dieselben Informationen nicht an mehreren Stellen erneut erfasst werden müssen.
Die bestehende Excel-Tabelle muss nicht neu aufgebaut werden
Die meisten Kanzleien verfügen bereits über bestehende Register, deren Daten typischerweise in Excel-Tabellen zu finden sind – manchmal in Hunderten oder sogar Tausenden von Zeilen.
Diese müssen nicht manuell neu erfasst werden.
Die vorhandene Excel-Datei kann in Flowyer hochgeladen werden, und das System erkennt anhand der Kopfzeile und einiger Beispielszeilen die Spalten und schlägt mithilfe von KI die entsprechenden Feldtypen vor.
Das System schlägt basierend auf dem Inhalt der Daten den passenden Feldtyp vor: Daten als Datumsfeld, Beträge als Zahl und E-Mail-Adressen als E-Mail-Feld.
Die vorgeschlagene Struktur kann vor dem Import natürlich geändert werden.
Nach der Zuordnung der Spalten kann der gesamte Inhalt geladen werden, sodass ein früheres Excel-Register mit Tausenden von Zeilen in wenigen Minuten Teil des Systems werden kann.
Die Kanzlei baut kein völlig neues Register von Grund auf.
Die bereits vorhandene Excel-Tabelle wird der Ausgangspunkt des neuen Systems sein.
Ein Register kann nicht nur Daten speichern
Eine herkömmliche Tabelle ist im Wesentlichen passiv.
Die Informationen sind darin enthalten, aber jemand muss bemerken, wenn sich etwas ändert, eine Frist naht oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Im Gegensatz dazu können Flowyer-Register mit Automatisierungen verbunden werden.
Ein Prozess kann beispielsweise ausgelöst werden:
- bei der Erstellung eines neuen Datensatzes,
- bei der Änderung eines Datensatzes,
- bei der Anfügung einer Datei,
- oder beim Erreichen einer bestimmten Frist.
Anschließend kann das System weitere Schritte ausführen.
Es kann eine Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter der Kanzlei oder sogar an eine externe E-Mail-Adresse senden.
Ein Datensatz kann in einen Genehmigungsprozess gelangen.
Bedingungen können festlegen, unter welchen Umständen die Automatisierung genau ausgeführt wird.
All dies kann visuell ohne Programmierung zusammengestellt werden.
Die Daten der angehängten Dokumente können automatisch an ihren Platz gelangen
Einer der interessantesten Teile der Automatisierungen ist die KI-basierte Datenverarbeitung.
Angenommen, die Kanzlei führt ein Vertragsregister.
Beim Anfügen eines Vertrags kann das System automatisch die erforderlichen Daten erkennen – beispielsweise die Namen der Parteien, den Betrag oder das Ablaufdatum – und diese direkt in den entsprechenden Feldern erfassen.
Dasselbe kann auch bei einem behördlichen Beschluss funktionieren.
Aus einem Beschluss können beispielsweise automatisch das Aktenzeichen und die Frist extrahiert werden, und diese Daten können direkt in die entsprechenden Felder eingefügt werden.
Die Kanzlei bestimmt, was die KI extrahieren soll und in welches Feld das Ergebnis gelangen soll.
So kann die Verarbeitung von Dokumenten und die Erfassung strukturierter Daten Teil eines einzigen Prozesses werden.
Weniger manuelle Eingaben, weniger wiederholte Arbeit und weniger Fehlerquellen.
Eine Frist ist nicht einfach nur ein Datum in einer Zelle
Ein Datum ist nur solange eine Information, bis es Konsequenzen hat, wenn jemand es vergisst.
Bei der Erneuerung einer Marke, einer Ausschreibungsabrechnung oder einer Verfahrensfrist handelt es sich jedoch bereits um eine Frage des Risikomanagements.
In Flowyer kann jedes Datumsfeld eines Registers als Frist behandelt werden.
Es kann festgelegt werden, wie viele Tage im Voraus und zu welcher Uhrzeit das System den verantwortlichen Mitarbeiter benachrichtigen soll.
Die Benachrichtigung kann als interne Systemnachricht und per E-Mail eingehen und führt direkt zum betreffenden Datensatz.
So muss niemand mehr wöchentlich eine Excel-Tabelle durchsehen, um zu bemerken, was bald abläuft.
Das System überwacht es stattdessen.
Suche in den Registern und den angehängten Dokumenten
Mit der Zunahme der Anzahl der Register einer Kanzlei tritt ein weiteres Problem auf.
Jemand erinnert sich, dass die Information existiert.
Nur nicht genau, in welcher Tabelle.
In Flowyer kann innerhalb eines Registers mit freier Textsuche der passende Datensatz gefunden werden.
Die zentrale Suche durchsucht gleichzeitig alle Register und bleibt nicht bei den erfassten Daten stehen: Bei DOCX- und durchsuchbaren PDF-Dateien wird auch der Inhalt der angehängten Dokumente durchsucht. So kann eine wichtige Information auch dann gefunden werden, wenn sie nicht in einem der Felder, sondern beispielsweise im Text eines angehängten Vertrags enthalten ist.
Nicht jeder muss alles sehen
Auf eine allgemeine Vertragsliste und ein Treuhandregister müssen nicht unbedingt dieselben Mitarbeiter zugreifen können. Daher können die Berechtigungen für jedes Register separat geregelt werden.
Es kann festgelegt werden, ob ein Benutzer oder eine Rolle:
- nur die Datensätze anzeigen darf,
- neue Datensätze erstellen darf,
- Änderungen vornehmen darf,
- löschen darf,
- oder volle Verwaltungsberechtigung hat.
Das System protokolliert alle Änderungen, sodass später nachvollziehbar ist, wer wann eine Änderung vorgenommen hat.
Die Suche folgt natürlich denselben Berechtigungsregeln.
In den Suchergebnissen sieht jeder Benutzer nur Daten aus den Registern, auf die er Zugriff hat.
Die Flexibilität von Excel mit der Kontrolle eines Verwaltungssystems
Die Beliebtheit von Excel ist kein Zufall.
Es ist schnell, flexibel und nahezu jede Datenstruktur kann darin erstellt werden.
Das Problem ist nicht die Tabelle selbst.
Sondern der Punkt, an dem die darin gespeicherten Informationen bereits ein wichtiger Bestandteil des täglichen Betriebs der Kanzlei sind.
Dann kann es notwendig sein, Berechtigungsverwaltung, Dokumente, Suche, Protokollierung, Fristenüberwachung und Automatisierungen zu haben.
Das Modul für individuelle Register von Flowyer verbindet diese beiden Welten.
Die Kanzlei kann weiterhin selbst bestimmen, was und in welcher Struktur sie registrieren möchte, aber die Daten arbeiten bereits in der sicheren, separaten Datenbankumgebung von Flowyer.
Es muss nicht alles am ersten Tag automatisiert werden
Das erste Register kann in wenigen Minuten erstellt werden.
Sie können ein völlig neues Register erstellen oder von einer bereits vorhandenen Excel-Tabelle ausgehen.
Danach können Sie es schrittweise weiterentwickeln.
Zuerst können Sie eine der seit langem verwendeten Tabellen der Kanzlei importieren.
Dann können die Berechtigungen eingestellt werden.
Dann die Fristenüberwachung.
Später können Benachrichtigungen, Genehmigungsprozesse und Automatisierungen hinzugefügt werden.
Schließlich sogar die KI-basierte Datenerfassung.
Das Ziel ist also nicht einfach, dass statt Excel eine andere Tabelle auf dem Bildschirm erscheint.
Sondern dass die eigenen Register der Kanzlei auch ein integraler Bestandteil der digitalen Verwaltung werden.
