KI allein digitalisiert die Anwaltskanzlei nicht
9
Minute
14/09/2026
Zoltán Kéri
Über die Digitalisierung von Anwaltskanzleien zu sprechen, ohne innerhalb weniger Sätze auf Künstliche Intelligenz zu stoßen, ist heute nahezu unmöglich.
Und das aus gutem Grund.
KI hat tatsächlich eine spektakuläre Veränderung in der juristischen Arbeit bewirkt. Sie kann lange Dokumente in Minuten zusammenfassen, bei der Rechtsrecherche helfen, einen ersten Vertragsentwurf erstellen, Dokumentversionen vergleichen oder große Informationsmengen organisieren.
All dies kann jedoch leicht ein viel alltäglicheres Problem verdecken.
Nur weil eine Anwaltskanzlei KI verwendet, wird sie nicht automatisch zu einer digitalen Kanzlei.
Die Analyse ist in zehn Minuten fertig. Danach beginnt die Administration.
Stellen Sie sich eine einfache Situation vor.
Sie erhalten ein langes Dokument von Ihrem Mandanten. Ein KI-Tool fasst es in wenigen Minuten zusammen, hebt Risiken hervor und hilft sogar bei der Erstellung eines Antwortentwurfs.
Der zuvor stundenlange fachliche Vorbereitungsprozess wurde auf Minuten verkürzt.
Danach jedoch:
- lädt der Anwalt den E-Mail-Anhang herunter,
- speichert ihn in einem Ordner,
- bennent ihn um,
- sucht den Fall, zu dem er gehört,
- trägt die nächste Frist in seinen eigenen Kalender ein,
- schreibt eine E-Mail an den Kollegen, was zu tun ist,
- aktualisiert den Status des Falls in einer Excel-Tabelle.
Später versucht er sich zu erinnern, in welcher E-Mail das Dokument angekommen ist, mit dessen Analyse der gesamte Prozess begann.
Die juristische Arbeit ist schneller geworden. Die Verwaltung jedoch nicht.
KI beschleunigt nur einen Teil des Prozesses
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und die Digitalisierung sind nicht dasselbe.
KI kann die Ausführung einzelner Aufgaben beschleunigen.
Digitalisierung hingegen bedeutet, dass der gesamte Arbeitsprozess strukturiert, nachvollziehbar und möglichst automatisierbar wird.
In einer Anwaltskanzlei findet nicht nur Rechtsrecherche und Dokumentenbearbeitung statt.
Im Kanzleibetrieb müssen:
- Fälle verwaltet werden,
- Dokumente bearbeitet werden,
- Fristen verfolgt werden,
- Aufgaben verteilt werden,
- E-Mails Fällen zugeordnet werden,
- mit Mandanten kommuniziert werden,
- Zeit und Kosten abgerechnet werden,
- Rechnungen erstellt werden,
- Berechtigungen verwaltet werden,
- und aus all dem Managementinformationen generiert werden.
Wenn diese Prozesse in voneinander unabhängigen Systemen, Excel-Tabellen, E-Mail-Konten und auf Papier stattfinden, wird ein KI-Abonnement allein die Kanzlei nicht digitalisieren.
Wenn die juristische Arbeit beschleunigt wird, muss die Verwaltung Schritt halten
Tatsächlich kann es sein, dass die KI gerade die betrieblichen Probleme aufdeckt, die bisher weniger auffällig waren.
Wenn die Erstellung eines ersten Vertragsentwurfs von zwei Stunden auf zwanzig Minuten verkürzt wird, wird es viel auffälliger, wenn wir danach weitere Minuten damit verbringen, die richtige Dokumentversion zu suchen.
Wenn die Analyse eines hundertseitigen Dokuments in wenigen Minuten abgeschlossen ist, wird es immer weniger akzeptabel, wenn wir danach manuell eine Frist in drei verschiedene Orte kopieren müssen.
Und wenn ein Anwalt mit Hilfe von KI deutlich mehr Fälle bearbeiten kann, stellt sich sofort eine andere Frage:
Wie wird die Kanzlei dieses größere Fallvolumen bewältigen?
Eines der wichtigsten Versprechen der KI ist, dass in der gleichen Zeit mehr fachliche Arbeit erledigt werden kann.
Das klingt zunächst nach einem klaren Vorteil.
Doch mehr fachliche Arbeit bedeutet in der Regel mehr Fälle, mehr Dokumente, mehr Kommunikation, mehr Fristen und mehr Aufgaben.
Wenn die Kanzleiverwaltung nicht in der Lage ist, damit Schritt zu halten, wird die auf der fachlichen Seite gewonnene Zeit einfach in die Administration verlagert.
Der Anwalt erstellt das Dokument schneller, lädt es aber weiterhin manuell hoch.
Er findet die rechtliche Antwort schneller, sucht aber weiterhin die Mandantendaten in einer separaten Tabelle.
Mit Hilfe von KI kann er mehr Fälle übernehmen, aber die Aufgaben werden weiterhin per E-Mail oder mündlich verteilt.
Dies führt langfristig zu demselben Problem wie bei einem Unternehmen, das wächst, dessen Betrieb sich jedoch nicht mitentwickelt.
Am Ende verbringen die Menschen einen Großteil ihrer Zeit nicht mit der eigentlichen Arbeit, sondern mit der manuellen Koordination der internen Prozesse.
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, aber kein Verwaltungssystem
Excel ist eines der vielseitigsten Geschäftswerkzeuge, die je entwickelt wurden.
Für Berechnungen, Analysen und Berichte ist es ausgezeichnet.
Es ist jedoch nicht als zentrales Verwaltungssystem einer Anwaltskanzlei gedacht.
Eine Tabelle:
- weiß nicht automatisch, zu welchem Fall eine E-Mail gehört,
- warnt nicht, wenn ein neuer Auftrag zu einem Fall eingegangen ist,
- verwaltet keine Dokumentversionen,
- regelt nicht angemessen, wer auf die Daten eines sensiblen Falls zugreifen kann,
- verbindet nicht automatisch den Mandanten, die Dokumente, die Korrespondenz, die Fristen, die Aufgaben und die Abrechnung.
Und je mehr Fälle eine Kanzlei bearbeitet, desto größer wird dieses Problem.
Excel und das karierte Heft können bis zu einer bestimmten Größe gut funktionieren.
Das Problem beginnt, wenn die Kanzlei wachsen möchte.
Oder wenn sie mit Hilfe von KI plötzlich in der Lage ist, zu wachsen.
Was bedeutet eigentlich eine digitale Anwaltskanzlei?
Eine Kanzlei wird nicht digital, weil sie KI verwendet.
Sondern weil wir darüber nachdenken, wie die Kanzlei funktioniert.
Zum Beispiel:
- Was passiert ab dem Moment, in dem ein Interessent erstmals Kontakt mit uns aufnimmt?
- Wo werden seine Daten erzeugt?
- Wie wird aus dem Interessenten ein Mandant?
- Wie entsteht der Fall?
- Wo werden seine Dokumente abgelegt?
- Wer sieht die nächste Aufgabe?
- Woher wissen wir, welche Frist als nächstes kommt?
- Wo befindet sich die gesamte Korrespondenz des Falls?
- Wie erfolgt die Abrechnung?
- Was passiert bei Abschluss des Falls?
Wenn die Antwort auf diese Fragen fünf verschiedene Programme, drei Excel-Tabellen und das Gedächtnis von zwei Kollegen ist, dann haben wir kein KI-Problem.
Sondern ein Prozessproblem.
Früher oder später wird KI Teil der Verwaltung
Das bedeutet nicht, dass Künstliche Intelligenz nicht äußerst wichtig wäre.
Ganz im Gegenteil.
Sie wird in immer mehr Verwaltungsprozesse integriert.
KI kann zum Beispiel:
- anhand einer eingehenden E-Mail erkennen, zu welchem Fall die Nachricht gehört,
- Aufgaben vorschlagen,
- Fristen in einem Dokument erkennen,
- die gesamte Vorgeschichte eines Falls zusammenfassen,
- Dokumente vorbereiten,
- in früheren Fällen suchen,
- oder einen Managementbericht über den Kanzleibetrieb erstellen.
Dazu benötigt sie jedoch Daten.
Und nicht irgendwelche Daten, sondern strukturierte, verknüpfte und mit den richtigen Berechtigungen verwaltete Informationen.
Wenn der Betrieb einer Kanzlei aus verstreuten Excel-Tabellen, Netzwerkordnern, Outlook-Konten und papierbasierten Notizen besteht, kann sie einen Großteil der Möglichkeiten der KI von vornherein nicht nutzen.
Die Gewinner des KI-Zeitalters werden nicht diejenigen sein, die einfach KI nutzen
Sondern die Kanzleien, die in der Lage sind, ihren gesamten Betrieb neu zu überdenken.
Die juristische Arbeit.
Die Verwaltung.
Die Mandantenkommunikation.
Die Datenverwaltung.
Und die Verbindungen dazwischen.
KI kann nämlich ein äußerst starkes Werkzeug in einem gut organisierten System sein.
Aber einen schlecht organisierten Prozess wird sie in vielen Fällen nur schneller ausführen.
Daher wird die nächste Digitalisierungsfrage für Anwaltskanzleien vielleicht nicht lauten:
„Welche KI verwenden wir?”
Sondern:
„In welchen Kanzleibetrieb möchten wir sie integrieren?”
Denn KI allein digitalisiert eine Anwaltskanzlei nicht.
Dazu muss zunächst der Kanzleibetrieb auf digitale Grundlagen gestellt werden.
