Kostenobergrenze für Stundensätze: Neue Funktion zur Überwachung des Budgets bei Stundenhonoraren
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05/05/2026
Zoltán Kéri
Bei Stundenhonoraren wird die Abweichung zwischen dem vereinbarten Budget und dem tatsächlichen Aufwand typischerweise erst bei der Rechnungsstellung sichtbar - bis dahin ist die Mehrarbeit bereits erledigt, und die Kanzlei ist entweder zu nachträglichen Verhandlungen gezwungen oder schreibt sie als Verlust ab.
Die neue Kostenobergrenze-Funktion von Flowyer zeigt bei allen Stundenhonoraren kontinuierlich an, wo der Auftrag im Verhältnis zum Budget steht.
Wie funktioniert es?
Bei der Bearbeitung des Falls erscheint unter der Stundenhonorarvergütung ein neues Feld: Vereinbarte Stundenanzahl - hier wird das mit dem Mandanten besprochene Budget eingetragen.
Auf der Fallseite zeigt ein farbiger Fortschrittsbalken die Nutzung an: grün 0–49%, gelbgrün 50–74%, orange 75–99%, rot über 100%. Der Verantwortliche erhält zudem E-Mail- und interne Benachrichtigungen bei 50%, 75% und 100% Schwellenwerten, jeweils einmal pro Schwelle. Bei nachträglicher Änderung des Budgets starten die Benachrichtigungen mit dem neuen Wert neu.
Warnt, blockiert aber nicht
Die Zeiterfassung wird vom System niemals gesperrt. Die tatsächlich aufgewendete Zeit bleibt erfassbar - einerseits, weil die Arbeit dennoch erledigt wird, andererseits, weil dies die Grundlage für die Kapazitätsplanung der Kanzlei ist.
Der über das Budget hinausgehende Teil ist jedoch automatisch nicht abrechenbar. Der abrechenbare Betrag passt sich dem Budget an, die Mehrarbeit bleibt sichtbar und getrennt im System - für die interne Verwaltung der Kanzlei, nicht gegenüber dem Mandanten.
Konkretes Beispiel
Vereinbarte Stundenanzahl 10 Stunden, Stundensatz 30.000 Ft + MwSt., aufgewendete Zeit 15,5 Stunden.
In der Übersicht zeigt die Spalte „Aufgewendete Zeit" 15,5 Stunden, die „Abrechenbare Zeit" 10 Stunden. Der letzte, teilweise überschreitende Eintrag wurde automatisch auf das Budget gekürzt, daneben ein oranges ⓘ-Symbol: „Vereinbartes Budget: 10 Stunden. Das Budget ist erschöpft - aus diesem Eintrag sind nur X Stunden abrechenbar (aufgewendete Zeit: Y Stunden)."
Der abrechenbare Betrag beträgt 300.000 Ft, nicht 465.000 Ft. Die 5,5 Stunden Mehrarbeit werden als interner Kapazitätsrekord für die Preisgestaltung des nächsten ähnlichen Falls aufbewahrt.
Wann sollte man es verwenden
Bei Aufträgen, bei denen der Mandant im Voraus wissen möchte, womit er rechnen kann:
Gründungs- und Änderungsaufträge; außergerichtliche Einigungen, Vertragsentwürfe; Immobiliengeschäfte, Vertragserstellung.
Bei Einmalgebühren oder monatlichen Pauschalaufträgen erscheint das Feld nicht.
Aktivierung
Wählen Sie bei der Bearbeitung des Falls im Vergütungsmodus die Option Stundenhonorar, geben Sie im neuen Feld Vereinbarte Stundenanzahl das Budget ein (z.B.
20) und speichern Sie. Der Fortschrittsbalken und die Benachrichtigungen arbeiten von nun an automatisch.Zusammenfassung
Bei Stundenhonoraren liegt das Risiko selten in der Überschreitung selbst, sondern häufiger in deren nachträglicher Feststellung. Die Kostenobergrenze-Funktion beseitigt diesen blinden Fleck - ohne die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit einzuschränken.
Mit der Kostenobergrenze-Funktion von Flowyer:
✓ Farbiger Fortschrittsbalken und automatische Benachrichtigungen bei 50%, 75%, 100%
✓ Die Zeiterfassung wird nie blockiert - die tatsächlich aufgewendete Zeit bleibt erfassbar
✓ Der über das Budget hinausgehende Teil ist automatisch nicht abrechenbar
✓ Bei gekürzten Einträgen zeigt ein Tooltip den genauen Status
✓ Bei Änderungen starten die Benachrichtigungen neu
Wenn Sie bereits Flowyer-Nutzer sind, ist das Feld Vereinbarte Stundenanzahl bei der Bearbeitung des Falls unter der Option Stundenhonorar verfügbar. Wenn Sie Flowyer noch nicht nutzen, aber interessiert sind, wie Sie Ihre Stundenhonorare transparent innerhalb des vereinbarten Budgets halten können, kontaktieren Sie uns!
