Abschied von Excel-Tabellen und papierbasierten Urlaubsanträgen

Was kann das HR-Modul?

1. Digitale Verwaltung von Urlaubsanträgen

1. Jahresurlaub – Verwaltung von gesetzlichen und Zusatzurlauben
2. Krankheitsurlaub – mit der Möglichkeit, Krankheitsdokumente anzuhängen
3. Unbezahlter Urlaub – separat erfasst

2. Transparenter Urlaubskontingent

1. Jahresanspruch (Grundurlaub + Zusatzurlaube)
2. Verbrauchte Tage
3. Verfügbare Tage
4. Übertragener Urlaub aus dem Vorjahr

3. Büro-Kalender – wer ist im Urlaub?

1. Verhandlungstage abgestimmt werden müssen
2. Fristen eingehalten werden müssen
3. Kundentermine organisiert werden müssen
4. Vertretungen organisiert werden müssen

4. Automatisches Vertretungsmanagement

5. Überwachung der Probezeit und Vertragsabläufe

1. Ablauf der Probezeit – um rechtzeitig über die Festanstellung zu entscheiden
2. Ablauf befristeter Verträge – um genügend Zeit für die Verlängerung zu haben

6. Speicherung von Mitarbeiterdokumenten

1. Arbeitsvertrag
2. Vertragsänderungen
3. Persönliche Dokumente
4. Steuerdokumente

7. Detaillierte Berichte

1. Wer hat wie viele Urlaubstage in Anspruch genommen?
2. Wie viele Krankheitstage gab es im Büro?
3. Wie verteilen sich die Urlaube im Jahr?

Wie funktioniert es in der Praxis?

Der Weg eines Urlaubsantrags

1. Mitarbeiter reicht den Antrag ein – wählt die Daten, die Art des Urlaubs, benennt seinen Vertreter (optional)
2. Automatische Überprüfung – das System signalisiert, wenn es Überschneidungen mit einem anderen Urlaub, einer Frist oder einem Verhandlungstag gibt
3. Benachrichtigung an den Genehmiger – E-Mail-Benachrichtigung an den Entscheidungsträger
4. Genehmigung oder Ablehnung – mit einem Klick, optional mit Kommentar
5. Benachrichtigung an den Antragsteller – der Mitarbeiter wird per E-Mail über die Entscheidung informiert
6. Automatische Buchung – das Urlaubskontingent wird sofort aktualisiert

Aus Sicht des Büroleiters

1. Auf einem Bildschirm sichtbar, wer wann im Urlaub ist
2. Sofort sichtbar, wenn zu viele gleichzeitig abwesend wären
3. Am Jahresende keine manuelle Berechnung der verbleibenden Urlaubstage nötig
4. Die Probezeit und Vertragsabläufe werden nicht übersehen

Aus Sicht des Mitarbeiters

1. Sieht sein Urlaubskontingent in seinem Konto
2. Kann einfach einen Antrag einreichen
3. Erhält Benachrichtigung über die Entscheidung
4. Muss keine E-Mails senden oder Formulare ausfüllen

Warum ist das in Anwaltskanzleien wichtig?

1. Fristen festgelegt sind – ein Urlaub darf die Fristen für Einreichungen nicht gefährden
2. Kundenbeziehungen persönlich sind – es muss klar sein, wer wen vertritt
3. Kleine Teams, große Verantwortung – in einem Büro mit 5-10 Personen ist das Fehlen von ein oder zwei Personen spürbar
4. Vertrauliche Daten – auch die Mitarbeiterdaten erfordern angemessenen Schutz

Integration in das Verwaltungssystem

1. Keine doppelte Datenerfassung – die Mitarbeiterdaten sind bereits im System
2. Gemeinsame Berechtigungsverwaltung – wer was sehen kann, ist einheitlich einstellbar
3. Überwachung von Verhandlungstagen – das System führt eine bidirektionale Überprüfung durch: es signalisiert, wenn ein Urlaubsantrag auf einen Verhandlungstag fällt, und umgekehrt, wenn eine Verhandlung auf einen Tag gelegt wird, an dem der Kollege im Urlaub ist
4. Überwachung von Fristen – das System führt auch hier eine bidirektionale Überprüfung durch: es signalisiert, wenn der Urlaub mit einer Frist kollidiert, und umgekehrt, wenn eine Aufgabe auf einen Tag gelegt wird, an dem der Verantwortliche im Urlaub ist
5. Ein Login – kein zusätzliches Passwort zu merken

Fangen Sie noch heute an!

1. Melden Sie sich im Flowyer-System an
2. Navigieren Sie zum HR-Modul
3. Fügen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu
4. Stellen Sie die Urlaubskontingente ein

Haben Sie Fragen? Unser Team hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung und Nutzung.