Neue Dateiversionierung für Fälle
2
Minute
10/10/2025
Sándor Turucz
Die Verwaltung von Dokumenten in Fällen ist jetzt viel sicherer und transparenter. Wir sind auf Versionierung umgestiegen, d.h. die gesamte Dateihistorie ist nachvollziehbar: wer hat sie hochgeladen, wann wurde sie geändert, und frühere Versionen sind jederzeit einsehbar.
Im Folgenden stellen wir kurz und ohne technische Details vor, was dies im Arbeitsalltag bedeutet.
Was hat sich geändert?
1) Ein Dokument, mehrere Versionen – Sie sehen immer die aktuellste
Bisher, wenn jemand eine Datei mit demselben Namen erneut hochgeladen hat, hat das System sie umbenannt (z.B. Vertrag (1).docx). Ab jetzt bleibt der Dokumentenname unverändert, jedoch wird im Hintergrund eine neue Version erstellt (v1, v2, v3…).
In der Dateiliste erscheint immer die aktuelle, neueste Version.
2) Von rechts einblendendes „Versionen“-Panel
Neben den Dateinamen erscheint ein kleines Abzeichen (z.B. v3). Durch Klicken darauf öffnet sich das Versionsverlauf-Panel:
Sie sehen die Versionsnummern (v1, v2, v3…),
wer wann hochgeladen hat,
wie groß die Datei ist,
jede Version ist einzeln herunterladbar.
3) Sicheres Löschen
Eine einzelne Version kann gelöscht werden, aber ihre Spur bleibt: wer hat sie gelöscht, wann geschah es – dies ist aus Auditgründen wichtig.
Die Versionsnummern ändern sich nicht rückwärts, die Geschichte bleibt konsistent und nachvollziehbar.
4) Umbenennung ohne Konflikte
Beim Umbenennen einer Datei zeigt das System an, wenn dieser Name bereits im selben Ordner existiert. Es lässt keine Dateien mit demselben Namen zu – so vermeiden wir Überschreibungen.
Was gewinnt das Büro damit?
Sicherheit und Verantwortung: jederzeit nachvollziehbar, wer welche Version hochgeladen hat, wann die Änderung erfolgte und was gelöscht wurde.
Ordnung: keine weiteren Vertrag (1), Vertrag (2). Ein Dokument – mehrere Versionen.
Nachvollziehbarkeit: wenn eine Änderung umstritten ist, zeigen die Vorversionen das vollständige Bild.
Einfachheit: die Oberfläche hat sich nicht radikal verändert; die neue Funktion ist in der gewohnten Liste mit einem Klick erreichbar.
Wie funktioniert es in der Praxis?
Hochladen
– Wenn noch kein Dokument mit diesem Namen im Ordner vorhanden ist, wird v1 erstellt.
– Wenn bereits eines vorhanden ist, wird automatisch die nächste Version erstellt (v2, v3…).
Öffnen und Herunterladen
– In der Dateiliste erscheint die neueste Version.
– Wenn Sie eine frühere Version benötigen, können Sie durch Klicken auf das Versionsabzeichen auswählen und herunterladen.
Umbenennen
– Das Dokument kann umbenannt werden. Bei Konflikten warnt das System.
Löschen
– Einzelne Versionen können gelöscht werden. Das System zeigt dann an: „Gelöscht von: …, am: …“ – die Version bleibt sichtbar, aber ausgegraut, ohne Download-Möglichkeit.
– Gesamtes Dokument löschen (mit allen Versionen): kann beim Löschen des Ordners oder durch gezielte Aktion durchgeführt werden.
Für wen ist es am nützlichsten?
Außergerichtliche Einigungen: die in mehreren Runden an den Kunden gesendeten Entwürfe sind alle nachvollziehbar.
Vertragsabschlüsse: die Historie der Änderungen und Genehmigungen ist transparent und auch später überprüfbar.
Büroleitung: geordnete Akten, weniger Fehlerquellen, einfachere Kontrolle und Übergabe.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich das Dokument umbenenne?
– Der Name wird in der Liste aktualisiert, die früheren Versionen gehören weiterhin zu demselben Dokument.
Kann man zu einer älteren Version zurückkehren?
– Ältere Versionen sind herunterladbar. Um sie wieder zur „aktuellen“ zu machen, laden Sie einfach diese Datei erneut hoch – das System erstellt eine neue Version daraus.
Wenn ich eine Version lösche, wird sie wirklich gelöscht?
– Ja, die Datei wird physisch gelöscht, aber das System merkt sich, wann und wer sie gelöscht hat (Audit).
Zählt die Abzeichennummer auch die gelöschten Versionen?
– Ja. So ist immer ersichtlich, wie viele Änderungen das Dokument durchlaufen hat – auch wenn einige Versionen später gelöscht wurden.
Zusammenfassung
Die neue Versionierung unterstützt speziell die Arbeitsabläufe von Anwälten: sicherer, transparenter und stressfreier Dokumentenverwaltung. Die tägliche Arbeit bleibt nahezu unverändert, dennoch sind alle wichtigen Informationen nur einen Klick entfernt – und das Wichtigste: das System merkt sich alles, was Sie später benötigen könnten.
