Neue Entwicklung: Kunden-Datei-Upload, endlich einfach
3
Minute
31/10/2025
Sándor Turucz
Was ist das Problem mit E-Mail-Anhängen?
In der Anwaltskanzlei verlassen wir uns täglich auf Anhänge von Kunden-E-Mails – diese verursachen jedoch regelmäßig Probleme:
Viele oder große Anhänge müssen zerstückelt in mehreren E-Mails gesendet werden, wodurch die Anhänge leicht dupliziert, vermischt oder ausgelassen werden;
Die eingehenden Dateien müssen manuell im entsprechenden Fallordner organisiert werden;
Bei Dateien mit demselben Namen (z.B. „scan.pdf“) müssen Umbenennungen vorgenommen werden, um Überschreibungen zu vermeiden.
Ergebnis: zeitaufwendige Administration und riskantes Dokumentenmanagement.
Lösung: Flowyer Datei-Anforderung
Die neueste Entwicklung von Flowyer löst dies in einem Schritt: Sie können einen fall- und ordnerspezifischen Datei-Anforderungslink erstellen, über den der Kunde unbegrenzt viele Dokumente hochladen kann – schnell und sicher.
Wichtige Vorteile im Überblick:
Unsichtbarer Ordnerinhalt: Mit dem Link kann nur hochgeladen werden, die Ordnerliste sieht der Kunde nicht.
Sofortige Benachrichtigungen: Jede Hochladung wird per E-Mail und interne Systemnachricht gemeldet.
GDPR-Konformität: Die Datenschutzerklärung der Kanzlei kann angezeigt und deren Akzeptanz verpflichtend gemacht werden.
Versionskontrolle: Eine später hochgeladene Datei mit demselben Namen überschreibt nicht die alte – alle Versionen bleiben erhalten.
Einfacher Workflow: Ordner → Aktionen → Zum Hochladen freigeben → Link kopieren oder versenden.
Wie funktioniert es Schritt für Schritt?
Ordnererstellung innerhalb des Falls
Falls noch kein Ordner existiert, erstellen Sie einen (Name eingeben → Speichern). Der Ordner erscheint sofort in der Liste.
Dateianforderungslink generieren
Wählen Sie im Aktionen-Menü des Ordners die Option „Zum Hochladen freigeben“.
– Mit einem Klick können Sie den Link kopieren oder eine E-Mail-Adresse angeben, und das System sendet ihn für Sie.
– Optional können Sie eine individuelle Nachricht an den Kunden schreiben.
Kundenseitiger Upload
Der Kunde erreicht durch Klicken auf den Link die Upload-Oberfläche:
– Dateien ziehen oder durchsuchen;
– Name eingeben;
– falls aktiviert, ist die Akzeptanz der Datenschutzerklärung verpflichtend.
Benachrichtigungen und Kontrolle
Über den Upload erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen per E-Mail und in Flowyer. Die Dateien gelangen direkt in den passenden Ordner des Falls.
Sicherheit und Compliance (GDPR)
Minimaler Zugriff: Mit dem Link kann der Kunde nur hochladen, nicht sehen Ordnerinhalte.
Datenschutzerklärung: Kann auf der Kundenseite angezeigt werden; deren Akzeptanz kann verpflichtend gemacht werden.
Nachverfolgbarkeit: Das System protokolliert, wer wann hochgeladen hat; bei Bedarf rückverfolgbar.
Versionsbewahrung: Zur Vermeidung späterer Streitigkeiten bleiben alle Versionen erhalten.
Versionskontrolle in der Praxis
Flowyer versioniert die Uploads. Wenn der Kunde später eine Datei mit demselben Namen hochlädt (z.B. aktualisierter Vertrag), erfolgt keine Überschreibung. Das System erstellt eine neue Version, sodass:
genau sichtbar ist, wer und wann hochgeladen hat,
die inhaltlichen Änderungen der Dateien verglichen werden können,
jede frühere Version wiederhergestellt werden kann.
Dies ist besonders nützlich bei Vertragsentwürfen, aktualisierten Beweismitteln, abgestimmten Dokumenten.
Typische Anwendungsfälle
Zu Beginn eines Mandats: Kundenidentifikation, Vollmacht, Personalausweise, erforderliche Anhänge anfordern.
Außergerichtliche Einigung: Sammlung aufeinanderfolgender Dokumentversionen ohne Duplikate.
Gerichtsverfahren: Geordnete, datierte und versionierte Uploads von Beweismitteln, Anhängen.
Immobiliengeschäfte: Grundbuchauszüge, Kaufverträge, Energieausweise, Fotos, Berichte.
Unternehmenskunden: Sichere Einreichung neuer Dateien aus internen Genehmigungskreisen.
Häufig gestellte Fragen
Sieht der Kunde meinen Ordner?
Nein. Mit dem Link ist nur der Upload möglich, keine Auflistung.
Was passiert mit Dateien mit demselben Namen?
Das System erstellt eine Version, überschreibt nicht. Alle Versionen bleiben erhalten.
Kann das System den Link an den Kunden senden?
Ja. Im Fenster Zum Hochladen freigeben kann die E-Mail-Adresse angegeben werden; Flowyer sendet ihn für Sie. Der Link kann natürlich auch kopiert werden.
Kann ich die Akzeptanz der Datenschutzerklärung verpflichtend machen?
Ja. Es kann eingestellt werden, dass der Upload nur nach Akzeptanz erfolgt.
Zusammenfassung
Mit der Flowyer Datei-Anforderung / Datei-Upload-Funktion ersetzt Sie das E-Mail-Anhangschaos: Mit einem Klick erstellen Sie einen fall- und ordnerspezifischen Upload-Link, der Kunde sieht keine Ordnerinhalte, Sie werden sofort benachrichtigt über Uploads, und das System bewahrt alle Versionen. Ergebnis: Weniger Administration, geringeres Risiko, mehr Kontrolle – direkt im Fallordner.
