Neue Funktion: Datenraum - sichere Dokumentenfreigabe für Anwaltskanzleien
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02/09/2026
Zoltán Kéri
Bei einer Due Diligence, Unternehmensübernahme, Finanztransaktion oder einem größeren Rechtsstreit müssen innerhalb kurzer Zeit mehrere hundert oder tausend Dokumente mit den beteiligten Parteien geteilt werden. Dabei stellt sich nicht nur die Frage, wie die Dateien übergeben werden können, sondern auch, wer, wann, mit welchen Berechtigungen auf was zugreifen kann – und ob dies später nachvollziehbar ist.
Hierfür wurde der Flowyer Datenraum entwickelt, ein in das Flowyer-Anwaltsverwaltungssystem integrierter virtueller Datenraum, auch VDR (Virtual Data Room) genannt.
Mit dem Datenraum kann die Anwaltskanzlei Dokumente in einer strukturierten, kontrollierten und auditierbaren Umgebung mit Mandanten, gegnerischen Parteien, Investoren, Beratern oder anderen Beteiligten der Transaktion teilen.
Und wenn der Fall besonders sensibel ist, kann der Datenraum sogar mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zero-Knowledge-Betrieb erstellt werden.
Kein geteiltes Verzeichnis
Ein herkömmlicher Cloud-Ordner mag auf den ersten Blick oft ausreichend erscheinen. Bei einer komplexeren Transaktion tauchen jedoch schnell Fragen auf, die eine einfache Dateifreigabe nicht zufriedenstellend beantworten kann.
Wer darf das betreffende Dokument herunterladen und wer hat nur Leseberechtigung? Wann wurde es geöffnet? Welche Version wurde gesehen? Wer hat eine neue Version hochgeladen? Kann ein versehentlich gelöschtes Dokument wiederhergestellt werden? Kann die Annahme einer Geheimhaltungsvereinbarung verlangt werden? Kann eine nachträglich auditierbare Ereignisliste erstellt werden?
Der Flowyer Datenraum beantwortet all diese Fragen in einem einzigen System.
Die Kanzlei kann für jede Transaktion oder jedes Projekt einen eigenen Datenraum mit eigener Ordnerstruktur, Teilnehmern, Berechtigungen, Datenanforderungsliste und Sicherheitseinstellungen erstellen.
Der Datenraum ist auch intern nicht automatisch für alle sichtbar
Bei sensiblen Transaktionen muss oft nicht nur der externe Zugriff geregelt werden.
Die Unterlagen einer M&A-Transaktion, einer internen Untersuchung oder eines besonders vertraulichen Auftrags gehören möglicherweise nicht für alle Mitarbeiter der Anwaltskanzlei.
Im Flowyer ist daher ein Datenraum nur für den Ersteller und die von ihm benannten Kollegen sichtbar.
Der Eigentümer kann namentlich Kollegen hinzufügen, aber auch ganze Rollen – wie beispielsweise Partner – einbeziehen. Die Zugriffe können jederzeit widerrufen werden, und es kann auch separat geregelt werden, ob jemand nur auf den Raum zugreifen oder ihn auch verwalten darf.
Externe Parteien müssen kein Flowyer-Konto erstellen
Mandanten und andere Teilnehmer der Transaktion müssen kein neues Benutzerkonto registrieren oder sich ein weiteres Passwort merken.
Die eingeladene Partei erhält einen individuellen Anmeldelink per E-Mail. Der Link ist 72 Stunden lang nutzbar und kann bei Bedarf erneut angefordert werden.
Der Zugang wird durch eine zusätzliche Sicherheitsebene geschützt: Der Benutzer, der von einem neuen Gerät aus zugreift, muss auch einen sechsstelligen, per E-Mail zugestellten Bestätigungscode eingeben.
Der Code ist zehn Minuten lang gültig, und das System begrenzt die erneute Zustellung und fehlerhafte Versuche.
Wenn also jemand den Einladungslink erlangt, reicht das allein nicht aus, um Zugang zu erhalten: Er muss auch Zugriff auf das Postfach der eingeladenen Partei haben.
Der eigene Computer oder Browser kann als vertrauenswürdiges Gerät gespeichert werden, sodass bei regelmäßiger Nutzung nicht jedes Mal ein neuer Code eingegeben werden muss.
Zwei Arten von Datenräumen, angepasst an die Sensibilität des Falls
Nicht jede Transaktion erfordert dasselbe Sicherheitsmodell.
Daher kann bei der Erstellung eines Datenraums im Flowyer zwischen zwei Betriebsmodi gewählt werden.
Normaler Datenraum
Im normalen Datenraum kann der Server die Dokumente verarbeiten.
Der große Vorteil ist, dass nicht nur in den Dateinamen, sondern auch im gesamten Textinhalt der Dokumente gesucht werden kann. Das System kann auch eine Vorschau und einen Massen-ZIP-Download bereitstellen.
Dies ist eine bequeme Lösung in Fällen, in denen eine schnelle Durchsuchbarkeit und einfache Verarbeitung der Dokumente wichtig ist.
Ende-zu-Ende-verschlüsselter Datenraum
Für besonders sensible Fälle kann auch ein E2E, also Ende-zu-Ende-verschlüsselter Datenraum erstellt werden.
In diesem Modus erfolgt die Verschlüsselung des Dokuments bereits im Browser des Benutzers, noch bevor die Datei das Gerät verlässt.
Auf dem Cloud-Speicher wird also nur die verschlüsselte Daten gespeichert.
In diesem Fall hat die Flowyer-Infrastruktur keinen Zugriff auf den Inhalt der Dateien.
Die Verschlüsselung erfolgt mit dem AES-256-GCM-Algorithmus und der Zugriff basiert auf gerätebasierten Schlüsseln. Bei der Verwendung eines neuen Geräts muss dieses von einem bereits authentifizierten Gerät aus genehmigt werden.
Beim Erstellen des Raums erhält die Kanzlei auch einen Wiederherstellungsschlüssel. Dieser ermöglicht im Notfall die Wiederherstellung des Zugangs, jedoch speichert der Anbieter keine Kopie des Schlüssels.
Der verschlüsselte Datenraum kann nur dann endgültig unzugänglich werden, wenn sowohl der Wiederherstellungsschlüssel als auch alle zuvor genehmigten Geräte verloren gehen.
Ansicht ohne Download
Nicht jeder Teilnehmer muss das Originaldokument erhalten.
Im Flowyer-Berechtigungssystem können das Recht zur Ansicht und zum Download eines Dokuments getrennt werden.
Ein Gast mit ausschließlich Leseberechtigung kann das Dokument im Browser öffnen, die Vorschau erhält jedoch automatisch ein Wasserzeichen.
Auf dem Wasserzeichen können die E-Mail-Adresse des Betrachters und der Zeitpunkt der Ansicht erscheinen.
So kann ein sensibles Dokument einem externen Dritten gezeigt werden, ohne dass ihm eine direkte Download-Möglichkeit gewährt werden muss.
Betrachter, Downloader, Uploader oder Bearbeiter
Die Berechtigungen der Teilnehmer können mit Hilfe von Rollen geregelt werden.
Der Betrachter kann die Dokumente ansehen.
Der Downloader kann sie bereits herunterladen.
Der Uploader kann eigene Dokumente hochladen.
Der Bearbeiter kann Dateien und Ordner verwalten, zum Beispiel umbenennen und löschen.
Die Eigentümerberechtigung des Datenraums kann jedoch nicht an externe Parteien übertragen werden.
Das Löschen bedeutet zudem nicht automatisch den endgültigen Verlust des Dokuments: Die Datei oder der Ordner wird zuerst in den Papierkorb verschoben, von wo aus die Kanzlei sie bei Bedarf wiederherstellen kann.
Automatische Versionsverwaltung
Bei einer Due Diligence gelangen häufig mehrere Versionen desselben Dokuments in den Datenraum.
Flowyer ordnet diese automatisch in eine Versionsgruppe.
Die Benutzer sehen immer die aktuelle Version zuerst, während die vorherigen Versionen nicht verloren gehen und später eingesehen werden können.
Dies ist besonders wichtig, wenn beispielsweise mehrere aufeinanderfolgende Versionen eines Vertragsentwurfs oder eines Finanzdokuments übergeben werden.
Komplette Ordnerstrukturen mit wenigen Klicks
Das Zusammenstellen der Ordnerstruktur für eine umfassende Due Diligence kann an sich schon eine zeitaufwändige Aufgabe sein.
Flowyer enthält daher vorgefertigte Ordner-Vorlagen.
Im System befinden sich unter anderem Strukturen für M&A, Due Diligence und Rechtsstreitigkeiten, mit mehrstufigen Unterordnern und automatischer Nummerierung.
Die Kanzlei kann darüber hinaus eigene Vorlagen erstellen.
Die Vorlagen sind in fünf Sprachen verfügbar:
Ungarisch, Englisch, Deutsch, Italienisch und Rumänisch.
So kann beispielsweise dieselbe von der Kanzlei erstellte Due-Diligence-Struktur bei einem ungarischen Mandanten auf Ungarisch und bei einer internationalen Transaktion auf Englisch erstellt werden.
Die Ordner-Vorlage und die Datenanforderungsliste können unabhängig voneinander ausgewählt werden.
Datenanforderungsliste direkt im Datenraum
Bei einer Due Diligence ist es nicht nur wichtig, welche Dokumente eingegangen sind, sondern auch, was noch fehlt.
Im Flowyer Datenraum kann daher eine separate Datenanforderungsliste geführt werden.
Jeder Eintrag kann einen Status haben:
fehlt, in Bearbeitung, erfüllt oder nicht relevant.
Es kann auch eine Frist festgelegt werden, und die angeforderten Elemente können direkt den in den Datenraum hochgeladenen Dokumenten zugeordnet werden.
Das System zeigt auch an, wer und wann die betreffende Datei hochgeladen hat, und ob dasselbe Dokument bereits einem anderen Datenanforderungspunkt zugeordnet wurde.
So kann der Fortschritt der Due Diligence nicht aus separaten Excel-Tabellen und E-Mails verfolgt werden, sondern dort, wo sich die Dokumente selbst befinden.
Fragen und Antworten an einem Ort
Die Übergabe von Dokumenten erzeugt in der Regel neue Fragen.
Daher steht im Datenraum eine gemeinsame Q&A-Plattform zur Verfügung, auf der die Teilnehmer Fragen stellen, Antworten geben und deren Status verfolgen können.
Die Betroffenen können E-Mail-Benachrichtigungen über neue Fragen und Antworten erhalten.
Die Mitarbeiter der Kanzlei können zudem interne Anmerkungen zu einer Datei hinzufügen und mit @Erwähnungen direkt einen ihrer Kollegen ansprechen.
Diese internen Kommentare sind für externe Teilnehmer nicht sichtbar.
Geheimhaltungsvereinbarung nach Bedarf
Bei Bedarf kann der Anwalt eine separate Geheimhaltungsvereinbarung mit dem betreffenden Datenraum verknüpfen.
Wenn das NDA-Gate aktiviert ist, kann der Gast erst auf den Inhalt des Datenraums zugreifen, wenn er die aktuelle Erklärung akzeptiert hat.
Der Zeitpunkt der Annahme, die IP-Adresse und die Version der Erklärung werden aufgezeichnet.
Wenn die Kanzlei später den Text der Geheimhaltungsvereinbarung wesentlich ändert, werden die früheren Annahmen ungültig und die neue Version muss erneut akzeptiert werden.
Die Einschränkung funktioniert serverseitig, daher kann das NDA-Gate bei aktivierter Funktion nicht durch direkte Dateiverweise umgangen werden.
Wer hat geöffnet? Wer hat heruntergeladen? Wann?
Bei einem Datenraum ist vielleicht die wichtigste Funktion die Auditierbarkeit.
Flowyer protokolliert unter anderem Anmeldungen, Dokumentenlisten, Vorschauen, Downloads, Uploads, neue Versionen, Löschungen, Umbenennungen sowie Q&A- und E2E-Ereignisse.
Zu den Ereignissen gehören Zeitstempel, E-Mail-Adressen und IP-Adressen.
Das Auditprotokoll kann von der Anwaltsseite eingesehen und im XLSX-Format exportiert werden.
Für jedes Ereignis kann ein separates PDF-Zertifikat mit SHA-256-Integritätshash erstellt werden, das festhält, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.
Ein Klick für ein Dokumentenverzeichnis
Bei größeren Datenräumen kann es an sich schon eine Herausforderung sein, ein genaues Dokumentenverzeichnis der übergebenen Materialien zu erstellen.
Flowyer kann automatisch das vollständige Dokumentenverzeichnis des Raums erstellen.
Das System verwendet eine hierarchische VDR-Nummerierung:
1, 1.1, 1.1.1…
Das Verzeichnis kann unter anderem den Namen des Dokuments, den Pfad, die Größe, die Änderungszeit, den Uploader und die Version enthalten.
Die Liste kann im XLSX- oder CSV-Format exportiert werden.
Übersichtliche Benachrichtigungen ohne E-Mail-Flut
In einem aktiven Datenraum können innerhalb kurzer Zeit dutzende Aktionen stattfinden.
Wenn für jede einzelne eine separate E-Mail eingehen würde, wären die Benachrichtigungen schnell unüberschaubar.
Flowyer fasst daher die Aktivitätsbenachrichtigungen zusammen: Ein Empfänger erhält über denselben Raum höchstens alle 15 Minuten eine neue Aktivitäts-E-Mail.
Die Benachrichtigungen können zudem pro Teilnehmer reguliert werden.
Die Datenschutzlogik stellt auch sicher, dass beispielsweise der Download oder die Dokumentenansicht eines Gastes nicht automatisch für einen anderen Gast sichtbar wird.
Mit dem eigenen Branding der Kanzlei
Für externe Parteien kann der Datenraum als Teil des eigenen Services der Kanzlei erscheinen.
In den Einladungs-E-Mails und auf dem Gästeportal kann das eigene Logo der Anwaltskanzlei verwendet werden. Wenn kein eigenes Logo eingestellt ist, wechselt das System zum Flowyer-Branding.
So erscheint der Datenraum für den Mandanten als Teil des eigenen Services der Kanzlei und bietet ein einheitliches und professionelles Benutzererlebnis.
Datenraum direkt im Anwaltsverwaltungssystem
Ziel des Flowyer Datenraums ist es nicht, einfach einen weiteren Ort für Dateien zu schaffen.
Das Ziel ist, dass die Anwaltskanzlei die Dokumentenübergabe, Berechtigungen, Versionen, Datenanforderungen, Fragen und Antworten, NDAs sowie die dazugehörigen Auditspuren in einem einzigen System verwalten kann.
Von einer kleinen Dokumentenübergabe bis zu einer Due Diligence mit mehreren Teilnehmern kann dasselbe System verwendet werden, während die Kanzlei den Zugriff und das Verschlüsselungsniveau an die Sensibilität des jeweiligen Falls anpassen kann.
