Protokollierte Dokumentenübergabe: Sicherer Dokumentenversand für Anwaltskanzleien
7
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04/06/2026
Zoltán Kéri
Im Anwaltsberuf kommt es häufig vor, dass die Unterlagen eines Falls an externe Personen übergeben werden müssen.
Es kann sich um eigene Mandanten, gegnerische Parteien, Sachverständige, Buchhalter, Behörden oder andere Beteiligte handeln. Die Aufgabe erscheint zunächst einfach: Es müssen einige Dokumente versendet werden.
In der Praxis ist dies jedoch oft nicht so einfach.
Die Größe von E-Mail-Anhängen ist begrenzt. Größere Dateien müssen separat komprimiert, aufgeteilt oder über einen externen Dateifreigabedienst weitergeleitet werden. Später ist oft nicht klar, welches Dokument wann, an wen und in welcher Form von der Kanzlei versendet wurde.
Eine noch wichtigere Frage ist: Wie kann nachträglich bewiesen werden, dass der Empfänger tatsächlich Zugriff auf die Dokumente hatte?
Darauf gibt die neue Dokumentenübergabe-Freigabe-Funktion von Flowyer eine Antwort.
Dokumentenversand ohne Anhänge
Ziel der neuen Funktion ist es, die zum Fall gehörenden Dokumente nicht als E-Mail-Anhang zu versenden, sondern über einen sicheren, nur lesbaren Freigabelink zugänglich zu machen.
Das bedeutet, dass die Dokumente weiterhin im Flowyer-System verbleiben. Der Empfänger erhält einen Link, über den er die ihm freigegebenen Dokumente einsehen und herunterladen kann.
Der Empfänger erhält keinen vollständigen Flowyer-Zugang. Er sieht keine weiteren Daten des Falls, kann keine Dokumente hochladen, ändern oder löschen. Er hat nur Zugriff auf die Dokumente, die die Kanzlei ausdrücklich mit ihm geteilt hat.
Dies ist besonders nützlich, wenn größere Dokumentenmengen übergeben werden müssen oder wenn es wichtig ist, dass die Übergabe später nachvollziehbar und nachweisbar ist.
Datei oder gesamter Ordner kann übergeben werden
Im Flowyer-Dateimanager kann eine bestimmte Datei oder sogar ein ganzer Ordner ausgewählt werden.
Wenn ein ganzer Ordner freigegeben wird, hat der Empfänger Zugriff auf die darin enthaltenen Dokumente und Unterordner. So müssen nicht alle Dokumente einzeln versendet werden.
Der Empfänger sieht eine einfache Dateibrowser-Oberfläche, auf der er die freigegebenen Dokumente einsehen, die Ordner öffnen und die Dokumente herunterladen kann.
Aus Sicht der Kanzlei ist dies bequem, da die Dokumentenübergabe innerhalb des Falls bleibt. Es muss nicht über separate E-Mail-Threads, externe Speicher oder Download-Dienste verfolgt werden, was und an wen versendet wurde.
Immer die aktuelle Dokumentenversion sichtbar
Im Anwaltsberuf kommt es häufig vor, dass von einem Dokument eine neue Version erstellt wird.
Bei der Flowyer-Freigabe sieht der Empfänger immer die aktuelle Version. Wenn später eine neue Version eines Dokuments hochgeladen wird, hat der Empfänger beim nächsten Öffnen Zugriff auf diese aktualisierte Version.
Dies vereinfacht die Dokumentenübergabe, da nicht nach jeder Änderung eine neue E-Mail gesendet werden muss und die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass der Empfänger mit einem veralteten Dokument weiterarbeitet.
Einfache Anmeldung für den Empfänger
Der Empfänger erhält die Einladung per E-Mail. Durch Klicken auf die Schaltfläche in der E-Mail gelangt er zu einer Flowyer-Oberfläche.
Für den Zugriff muss er kein Flowyer-Konto erstellen. Das System sendet an seine E-Mail-Adresse einen einmaligen, 6-stelligen Bestätigungscode. Nach Eingabe des Codes akzeptiert der Empfänger die erforderlichen Bedingungen und kann die freigegebenen Dokumente öffnen.
Der Prozess ist also kurz:
Link öffnen → E-Mail-Adresse eingeben → Bestätigungscode eingeben → Dokumente einsehen.
Das Ziel war, dass es für den Empfänger nicht komplizierter ist als ein gewohnter Online-Anmeldeprozess, für die Kanzlei jedoch überprüfbarer als ein einfacher E-Mail-Anhang.
Die Kanzlei entscheidet, wer Zugriff erhält
Bei der Erstellung der Freigabe schlägt Flowyer die mit dem Fall verbundenen E-Mail-Adressen vor. Zum Beispiel die des Auftraggebers oder der erfassten Ansprechpartner.
Diese können gelöscht, neue Empfänger hinzugefügt oder die Empfängerliste geändert werden.
Dies beschleunigt die Arbeit, aber die Entscheidung bleibt stets in den Händen der Kanzlei. Es kann genau festgelegt werden, wer die Freigabe erhält, auf welche Dokumente und für welchen Zeitraum.
Ablaufdatum und Widerruf
Ein großer Nachteil des E-Mail-Anhangs ist, dass er nachträglich praktisch nicht widerrufen werden kann. Wenn die Datei einmal gespeichert ist, entzieht sie sich der direkten Kontrolle der Kanzlei.
Bei der Flowyer-Freigabe kann hingegen ein Ablaufdatum festgelegt werden. Standardmäßig ist die Freigabe 30 Tage gültig, dies kann jedoch geändert werden.
Bei Bedarf kann die Freigabe jederzeit widerrufen werden. In diesem Fall wird der Link ungültig und der Empfänger kann die Dokumente nicht mehr öffnen.
Dies kann besonders wichtig sein, wenn:
- die Einladung versehentlich an den falschen Empfänger gesendet wurde,
- der Grund für die Übergabe inzwischen entfallen ist,
- neue Umstände im Fall aufgetreten sind,
- oder die Kanzlei den Zugriff an eine Frist binden möchte.
Nicht nur Freigabe, sondern protokollierte Dokumentenübergabe
Einer der wichtigsten Vorteile der Dokumentenübergabe-Freigabe ist, dass das System die wesentlichen Ereignisse protokolliert.
Es ist ersichtlich, wann der Empfänger einen Bestätigungscode angefordert hat, wann er sich angemeldet hat, wann er die Bedingungen akzeptiert hat, welche Datei er heruntergeladen hat und wann er den gesamten Paketdownload gestartet hat.
Die Protokollierung erfasst nicht nur, welches Ereignis stattgefunden hat, sondern auch, mit welchem Empfänger es verbunden war, wann es stattfand und von welcher IP-Adresse die Aktion ausgeführt wurde.
Dies ist aus Sicht der Anwaltsarbeit nicht nur eine Frage des Komforts.
In vielen Fällen kann es später von Bedeutung sein, ob ein Dokument tatsächlich für den Empfänger zugänglich war und wann der Download erfolgte. Ein protokollierter Prozess bietet in dieser Hinsicht eine viel stärkere Grundlage als ein einfacher E-Mail-Anhang oder ein externer Dateifreigabelink.
Nachweis über einen bestimmten Zugriff oder Download
Die Protokolldaten können nicht nur eingesehen, sondern auch exportiert werden.
In Flowyer können die mit der Freigabe verbundenen Ereignisse heruntergeladen werden, und für ein bestimmtes Ereignis kann ein separates PDF-Zertifikat erstellt werden.
Dies kann beispielsweise sein:
- Zugangsnachweis,
- Ansichtsnachweis,
- Download-Nachweis,
- oder ein Dokument zu einem anderen Ereignis der Freigabe.
Der Nachweis enthält die wichtigsten Daten des jeweiligen Ereignisses: den Fall, das betreffende Dokument, die Art des Ereignisses, die E-Mail-Adresse des Empfängers, den genauen Zeitpunkt des Downloads oder Zugriffs sowie die IP-Adresse, von der die Aktion ausgeführt wurde.
Dies ist besonders wichtig aus Beweisgründen: Die Kanzlei sieht nicht nur, dass ein bestimmtes Dokument heruntergeladen wurde, sondern auch, mit welchem Empfängerzugang, zu welchem Zeitpunkt und von welcher IP-Adresse der Download erfolgte.
Dies ersetzt nicht die offiziellen Zustellungsregeln, kann jedoch ein nützliches Beweismittel sein, wenn später nachgewiesen werden muss, wann ein Dokument zugänglich gemacht wurde oder wann und mit welchen Zugangsdaten es heruntergeladen wurde.
Einfacher Download größerer Dokumentenmengen
Wenn die Freigabe mehrere Dokumente oder einen gesamten Ordner enthält, muss der Empfänger nicht jede Datei einzeln herunterladen.
Mit einem Knopfdruck kann er das gesamte freigegebene Material als ZIP-Datei herunterladen. Dies spart insbesondere bei der Übergabe größerer Fallakten, mehrerer Anhänge oder eines gesamten Dokumentenpakets Zeit.
So müssen keine separaten komprimierten Dateien erstellt, umbenannt und dann per E-Mail oder externem Speicher weitergeleitet werden. Der Prozess kann in Flowyer abgewickelt werden.
Mehrsprachige Empfängeroberfläche
Der Freigabeprozess ist in mehreren Sprachen verfügbar. Der Empfänger kann den Prozess auf einer ungarischen, englischen, deutschen, italienischen oder rumänischen Oberfläche durchlaufen.
Dies ist nützlich bei ausländischen Mandanten, internationalen Fällen oder Empfängern, die die Online-Oberflächen nicht auf Ungarisch nutzen.
Auch hier ist das Ziel die Einfachheit: Der Empfänger erhält die grundlegenden Informationen in seiner eigenen Sprache, und die Kanzlei muss keine separaten erklärenden E-Mails zur Nutzung des Zugriffs schreiben.
Warum ist dies besser als ein herkömmlicher Dateifreigabedienst?
Natürlich gibt es viele verschiedene Dateifreigabelösungen. Die Anwaltsarbeit ist jedoch ein spezielleres Umfeld.
Hier zählt nicht nur, dass der Empfänger die Datei herunterladen kann, sondern auch, dass:
- die Übergabe mit dem Fall verbunden ist,
- der Zugriff eingeschränkt werden kann,
- der Empfänger identifiziert wird,
- der Zugriff abläuft oder widerrufen werden kann,
- die Downloads protokolliert werden,
- Nachweise über die Ereignisse erstellt werden können.
Die Flowyer-Dokumentenübergabe-Freigabe ist kein allgemeines Dateiversand-Tool, sondern eine in den Anwaltsarbeitsprozess integrierte Dokumentenübergabelösung.
Dieser Unterschied ist auch im täglichen Gebrauch spürbar: Die Kanzlei lagert den Dokumentenversand nicht an einen separaten Dienst aus, sondern verwaltet ihn innerhalb der Falldokumente, in Verbindung mit dem Fall.
Wann kann dies besonders nützlich sein?
Die Funktion kann in vielen praktischen Situationen helfen. Zum Beispiel, wenn die Kanzlei:
- dem Mandanten vollständige Unterlagen übergibt,
- Dokumente an einen Sachverständigen sendet,
- Unterlagen an die gegnerische Partei weiterleitet,
- einem Buchhalter oder anderen Beteiligten Zugriff gewährt,
- große Anhänge versenden möchte,
- sehen möchte, ob der Empfänger die Dokumente heruntergeladen hat,
- oder später den Nachweis der Dokumentenübergabe erbringen möchte.
In diesen Situationen reicht der E-Mail-Versand oft nicht aus. Die protokollierte, mit Ablaufdatum verwaltbare Freigabe bietet eine transparentere und sicherere Arbeitsweise.
Zusammenfassung
Bei der Dokumentenübergabe in Anwaltskanzleien reicht es nicht aus, dass das Dokument „versendet“ wird.
Ebenso wichtig ist, dass die Kanzlei weiß, wem sie Zugriff gewährt hat, auf welche Dokumente, wie lange, und dass später nachgewiesen werden kann, wann der Empfänger sich angemeldet hat oder was er heruntergeladen hat.
Die neue Dokumentenübergabe-Freigabe-Funktion von Flowyer vereinfacht diesen Prozess. Anstelle von E-Mail-Anhängen und externen Dateifreigaben können Dokumente innerhalb des Falls kontrolliert an externe Empfänger übergeben werden.
Für den Empfänger ist der Prozess einfach: Er öffnet den Link, gibt den Bestätigungscode ein und lädt die Dokumente herunter.
Für die Kanzlei bleibt das Wesentliche erhalten: die Kontrolle, die Nachvollziehbarkeit und die Nachweisbarkeit.
