Ticketing-Neuheiten: Erinnerungen, zeitgesteuerte Antworten und unbegrenztes Microsoft 365-Postfach
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07/08/2026
Zoltán Kéri
Als wir das Flowyer Ticketing-Modul einführten, suchten wir nach einer Lösung für ein alltägliches Büroproblem: Wie können Anfragen im zentralen E-Mail-Postfach so verwaltet werden, dass immer klar ist, wer sich damit beschäftigt, wie weit die Kommunikation mit dem Mandanten fortgeschritten ist und ob noch Handlungsbedarf besteht.
Das Ticketing verwandelt eingehende E-Mails daher in nachverfolgbare, einem Verantwortlichen zuordenbare Tickets, ordnet zusammengehörige Nachrichten in Konversationsstränge und macht die Mandantenkommunikation durch klare Statusangaben transparent.
Das Modul hat sich seitdem weiterentwickelt. Wir haben es um drei neue Funktionen erweitert, die die Verwaltung der Korrespondenz noch besser an die tägliche Büroarbeit anpassen: Erinnerungen können zu Tickets hinzugefügt werden, Antworten können im Voraus zeitlich geplant werden, und es können nun unbegrenzt viele Microsoft 365-Postfächer mit dem System verbunden werden.
Erinnerungen: Flowyer benachrichtigt, wenn eine Anfrage erneut bearbeitet werden muss
Es kommt häufig vor, dass die Kanzlei eine E-Mail an den Mandanten sendet und auf eine Antwort wartet. Nach einigen Tagen kann die Korrespondenz jedoch leicht in den Hintergrund treten, insbesondere wenn in der Zwischenzeit Dutzende neuer Anfragen, Fristen und Aufgaben eintreffen.
Das Problem ist dann nicht unbedingt, dass die Kommunikation nicht festgehalten wird, sondern dass jemand im Kopf behalten muss: Dieses Ticket muss in einigen Tagen erneut bearbeitet werden.
Hierfür dienen die neuen Ticket-Erinnerungen.
Für jedes Ticket kann ein konkreter Zeitpunkt festgelegt werden, und es kann bestimmt werden, welchem Mitarbeiter die Erinnerung gelten soll. Wenn der festgelegte Zeitpunkt erreicht ist, benachrichtigt Flowyer den betroffenen Kollegen sowohl im System als auch per E-Mail.
So kann beispielsweise bereits beim Versenden der Antwort festgelegt werden, dass, wenn der Mandant sich innerhalb von drei Arbeitstagen nicht meldet, das System den Sachbearbeiter am Freitagvormittag an die Nachverfolgung erinnert.
Es ist nicht nötig, einen separaten Kalendereintrag zu erstellen, Notizen zu machen oder im Kopf zu behalten, welche Korrespondenz noch bearbeitet werden muss. Die Erinnerung ist direkt mit dem Ticket verknüpft, zu dem die weitere Maßnahme gehört.
Die Aufgabe bleibt also dort, wo auch die Kommunikation stattfindet.
Zeitgesteuertes Versenden von Antworten: Jetzt schreiben, später senden
Nicht jede E-Mail sollte genau dann gesendet werden, wenn sie fertiggestellt ist.
Es kann vorkommen, dass man abends eine Antwort fertigstellt, aber nicht möchte, dass der Mandant sie spät abends erhält. Manchmal muss eine Nachricht an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit eintreffen.
Im Ticketing kann daher neben dem sofortigen Versenden nun auch der genaue Zeitpunkt für das Versenden der Antwort im Voraus festgelegt werden.
Die E-Mail kann wie gewohnt in Flowyer erstellt werden, aber anstatt sie sofort zu senden, kann angegeben werden, an welchem Tag und um welche Uhrzeit das System sie an den Mandanten weiterleiten soll.
So kann der Mitarbeiter die Antwort erstellen, wenn er Zeit hat, und der Mandant erhält sie, wenn es tatsächlich an der Zeit ist.
Die zeitgesteuerte Nachricht bleibt bis zum Versand im Konversationsstrang sichtbar, wo der geplante Versandzeitpunkt klar ersichtlich ist. Wenn sich in der Zwischenzeit etwas ändert, kann die E-Mail vor dem Versand geändert oder der zeitgesteuerte Versand zurückgezogen werden.
Dies kann besonders praktisch bei Arbeiten außerhalb der Arbeitszeiten sein: Nicht der Zeitpunkt der Erstellung der E-Mail bestimmt, wann sie beim Mandanten eintrifft.
Das Ticketing betrifft nicht mehr nur das zentrale Postfach
Die bedeutendste Änderung ist jedoch nicht eine einzelne neue Funktion, sondern die Erweiterung des Ticketings selbst.
Das System war ursprünglich hauptsächlich für die Verwaltung von Anfragen gedacht, die an die zentrale Adresse der Kanzlei – beispielsweise info@, office@ oder büro@ – gesendet werden.
Ab sofort können einer Kanzlei unbegrenzt viele Microsoft 365-Postfächer zugeordnet werden.
Das bedeutet, dass neben der zentralen Adresse auch die eigenen Microsoft 365-Postfächer der Mitarbeiter mit Flowyer verbunden werden können. Eine Kanzlei ist also nicht darauf beschränkt, nur die Kommunikation eines einzigen gemeinsamen Postfachs als Ticket zu verwalten.
Die einzelnen Mitarbeiter können in wenigen Schritten ihre eigenen Postfächer mit dem System verbinden, und die eingehenden E-Mails können im selben transparenten, ticketbasierten System verwaltet werden.
Damit erweitert sich auch die Rolle des Ticketings erheblich: Neben der Verwaltung der zentralen Kundenkontaktadresse kann es auch zur Organisation der gesamten Microsoft 365-basierten Korrespondenz der Kanzlei genutzt werden.
Während die einzelnen Postfächer getrennt bleiben, kann ihre Verwaltung in ein einheitliches System integriert werden.
Wer kann welches Postfach sehen?
Bei der Verbindung mehrerer Postfächer ist es natürlich eine grundlegende Frage, wer Zugriff auf die einzelnen Korrespondenzen hat.
Es ist nicht beabsichtigt, dass ein persönliches Mitarbeiterpostfach automatisch für alle Mitarbeiter der Kanzlei sichtbar wird.
Daher kann in Flowyer der Zugriff für jedes Postfach separat geregelt werden.
Die Kanzlei kann festlegen, wer die Tickets des jeweiligen Postfachs sehen darf:
- nach Rolle, zum Beispiel Anwälte oder Assistenten;
- nach Person, durch Benennung bestimmter Mitarbeiter.
In beiden Fällen können mehrere Rollen oder Personen ausgewählt werden.
Der Administrator der Kanzlei und der Eigentümer des jeweiligen Postfachs haben weiterhin Zugriff auf das Postfach, während die anderen Mitarbeiter die Tickets nur sehen können, wenn sie dazu berechtigt sind.
So kann eine gemeinsam verwaltete büro@-Adresse beispielsweise für das gesamte Assistententeam zugänglich gemacht werden, während ein Anwalt nur auf sein eigenes Postfach und die von ihm benannten Mitarbeiter zugreifen kann.
Die einheitliche Verwaltung der Korrespondenz bedeutet also nicht, dass jeder jede Korrespondenz sehen kann.
Immer weniger Dinge, die man im Kopf behalten muss
Die neuen Funktionen betreffen auf den ersten Blick drei verschiedene Bereiche, dienen jedoch tatsächlich demselben Zweck: die manuelle Organisation der Mandantenkommunikation zu reduzieren.
Die Erinnerungen sorgen dafür, dass eine spätere Nachverfolgung nicht vergessen wird.
Mit dem zeitgesteuerten Versenden von Antworten können der Zeitpunkt der Erstellung und der Versand der E-Mail voneinander getrennt werden.
Die unbegrenzte Anzahl von Microsoft 365-Postfächern ermöglicht es, dass nicht nur eine einzige zentrale Adresse, sondern auch die Korrespondenz mehrerer Mitarbeiter der Kanzlei im selben nachverfolgbaren System verwaltet werden kann – mit postfachspezifischen Berechtigungen.
So unterstützt Flowyer Ticketing nicht nur die Verwaltung des zentralen Postfachs, sondern macht die gesamte E-Mail-Kommunikation der Kanzlei transparenter und organisierter.
Wenn Sie Flowyer bereits nutzen, können Sie die neuen Ticketing-Funktionen im Menüpunkt Kommunikation aufrufen.
Wenn Sie noch kein Flowyer-Nutzer sind, aber sehen möchten, wie die E-Mail-Kommunikation Ihrer Kanzlei transparenter und nachvollziehbarer gestaltet werden kann, testen Sie Flowyer 14 Tage lang oder fordern Sie eine persönliche Präsentation an!
